Software de Facturación para Contratistas en Canadá: Reglas CRA 2026
Facturas de contratistas canadienses correctamente: GST/HST por provincia, el umbral de $30,000, retenciones, pago puntual, depósitos, cargos por retraso. Soluciona todo por $12 por asiento.
La línea de $624 que la mayoría de los contratistas cometen un error
Un electricista residencial en Mississauga termina una actualización de panel de 200 amperios, escribe $4,800 en una factura de papel y se la entrega al propietario. Sin número de negocio. Sin HST mostrado. Solo "$4,800, impuestos incluidos." El propietario paga por e-Transfer durante dos días debido a un límite diario, el electricista lo deposita y todos siguen adelante.
Tres problemas ocurrieron. La CRA tiene reglas sobre lo que debe mostrar la factura de un registrante, y esta muestra casi nada de ello. El electricista no tiene un registro limpio de cuánto de esos $4,800 es HST a remitir (son $552.21 si el impuesto estaba incluido, o $624 si debería haberse añadido). Y si el propietario alguna vez disputa el trabajo, no hay una estimación firmada, ni términos de pago, ni fotos con marca de tiempo para respaldar la factura.
El software de facturación para contratistas en todo Canadá debe resolver tres cosas a la vez: mantenerte en regla con la CRA, asegurarte de que te paguen a tiempo bajo las reglas provinciales de pago puntual y retención, y hacerlo desde tu teléfono porque estás en un espacio reducido, no en un escritorio. Esta guía cubre las reglas que los contratistas canadienses suelen cometer errores, detalla una factura completa de Ontario calculada al centavo y termina con qué buscar en un software cuando eres una operación de un camión o un equipo de cinco.
GST/HST en facturas: lo que realmente requiere la CRA
Comienza con la parte que se audita. Si estás registrado para GST/HST, la CRA establece lo que debe contener tu factura, y los requisitos aumentan con el total de la factura.
- Pequeñas ventas (bajo el umbral más bajo): tu nombre comercial o de negocio, la fecha de la factura y el monto total pagado o a pagar.
- Ventas de nivel medio: todo lo anterior más tu número de registro GST/HST (tu número de negocio de 9 dígitos seguido de RT0001), el monto total de GST/HST cobrado, o una declaración clara de que el precio incluye impuestos, y una indicación de qué artículos son gravables cuando algunos no lo son.
- Ventas más grandes: todo lo anterior más el nombre del destinatario (o nombre comercial), una descripción de los bienes y servicios suficiente para identificarlos, y los términos de pago.
Mostrar el impuesto por separado, cada vez
"Impuesto incluido" es legal en el sentido de que puedes declarar que el GST/HST está incluido en el precio. Es una mala práctica para un contratista. Tus clientes comerciales necesitan el monto del impuesto para reclamar sus créditos fiscales de entrada, y un cliente que no pueda reclamar ITCs de tu factura te pedirá que la reemitas. Tu contable lo necesita para llenar la línea 105 de tu declaración sin tener que calcular de nuevo cada trabajo. Muestra el subtotal antes de impuestos, el impuesto como su propia línea con la tasa, y el total.
Tasas por provincia en 2026
Canadá no tiene un solo impuesto sobre las ventas. Tu software de facturación necesita manejar todos estos, y debe elegir el correcto por trabajo, no por empresa.
- Ontario: 13% HST.
- Nuevo Brunswick, Terranova y Labrador, Isla del Príncipe Eduardo: 15% HST.
- Nueva Escocia: 14% HST, después de que la provincia redujo su tasa del 15% el 1 de abril de 2025.
- Alberta, Yukón, Territorios del Noroeste, Nunavut: solo 5% GST.
- Columbia Británica: 5% GST más 7% PST, administrado por separado por la provincia.
- Saskatchewan: 5% GST más 6% PST.
- Manitoba: 5% GST más 7% RST.
- Quebec: 5% GST más 9.975% QST, administrado por Revenu Quebec, con un número de registro QST separado que también debe aparecer en la factura.
Lugar de suministro: la dirección del trabajo decide
Para los servicios relacionados con bienes inmuebles, la tasa de GST/HST se determina por la ubicación de la propiedad. Eso es un regalo para los contratistas, porque es fácil de aplicar: la tasa sigue la dirección del trabajo. Un instalador de HVAC en Lloydminster, una ciudad que se extiende por la frontera entre Alberta y Saskatchewan, cobra 5% en el lado de Alberta y 5% GST más 6% PST en el lado de Saskatchewan. Un fontanero de Gatineau que trabaja en Ottawa cobra 13% HST en ese trabajo, luego 5% GST más 9.975% QST en el siguiente trabajo en casa.
El umbral de $30,000 para pequeños proveedores
No tienes que registrarte para GST/HST hasta que tus ventas gravables crucen $30,000 en un solo trimestre calendario o durante cuatro trimestres consecutivos. Por debajo de eso, eres un pequeño proveedor: no cobras impuestos y no reclamas créditos fiscales de entrada.
Cruzar en un trimestre tiene un efecto inmediato
Si superas los $30,000 dentro de un solo trimestre calendario, dejas de ser un pequeño proveedor de inmediato. La venta que te empujó sobre el límite es gravable, y debes registrarte dentro de los 29 días de ese día. Si cruzas durante cuatro trimestres consecutivos, tienes hasta el final del mes siguiente al trimestre en que cruzaste. De cualquier manera, no hay un período de gracia donde sigas sin cobrar impuestos. Tu software debe mostrarte un total de ingresos de cuatro trimestres en un panel para que lo veas venir, porque la CRA no te recordará.
La mayoría de los contratistas deberían registrarse desde el primer día
Registrarse voluntariamente por debajo de $30,000 significa cobrar impuestos, lo que suena como una desventaja frente a competidores no registrados. En la práctica, rara vez lo es. Tus clientes comerciales recuperan el impuesto de todos modos a través de sus propios ITCs, así que no les importa. Tus clientes residenciales esperan impuestos en una factura de comercio. Y puedes reclamar ITCs en tu camión, herramientas, teléfono, software y materiales desde el principio. Un operador solitario que gasta $25,000 en equipos y materiales de inicio en Ontario deja alrededor de $2,900 de HST recuperable sobre la mesa al permanecer no registrado.
El Método Rápido
Una vez registrado, los contratistas con ventas gravables anuales por debajo de $400,000 pueden optar por el Método Rápido, donde remites un porcentaje reducido de tus ventas con impuestos incluidos en lugar de rastrear cada ITC. Simplifica la contabilidad y a menudo deja un poco más en tu bolsillo si tus costos de materiales son bajos en relación con la mano de obra. Es peor si compras muchos materiales. Pregunta a tu contable, y si optas por ello, asegúrate de que tu software de facturación aún muestre el impuesto completo a los clientes, porque el Método Rápido cambia lo que remites, no lo que cobras.
Retenciones y pago puntual: las reglas de construcción
Si realizas trabajos de construcción comerciales o residenciales de cualquier tamaño, la legislación provincial sobre gravámenes cambia la forma en que facturas. Aquí es donde muchos buenos contratistas pierden dinero al escribir facturas como lo harían para una llamada de servicio.
La retención del 10%
Cada provincia tiene legislación sobre gravámenes, y cada una de ellas requiere que el pagador retenga un porcentaje del valor del trabajo realizado, para que los subcontratistas y proveedores no pagados tengan un fondo contra el cual reclamar. En la mayoría de las provincias, incluyendo Ontario, BC, Alberta y Saskatchewan, esa retención es del 10%.
Bajo la Ley de Construcción de Ontario, el propietario (o el contratista general, si eres un subcontratista) retiene el 10% del valor de los servicios y materiales hasta que expire el período de gravamen. En Ontario, el período de gravamen es de 60 días después de la publicación del certificado de desempeño sustancial, o después de la finalización o abandono del contrato si no se publica ningún certificado. La Ley de Pago Puntual y Gravamen de Construcción de Alberta utiliza 60 días para la mayoría de los trabajos y 90 días para concreto.
El GST/HST sobre las retenciones se difiere
Esto ahorra efectivo. Bajo la Ley del Impuesto sobre el Consumo, cuando parte de la contraprestación se retiene bajo la ley federal o provincial o un contrato escrito, el impuesto sobre esa parte retenida no es pagadero hasta el día en que se pague la retención o el día en que se vuelva exigible, lo que ocurra primero. En un trabajo de $50,000 en Ontario, eso son $650 de HST que no remites hasta que se libere la retención, lo que puede ser meses después. Factura la retención con su impuesto en la factura de liberación, no en la original. Confirma con tu contable y asegúrate de que tu software pueda facturar la retención como un documento separado en lugar de hacer que modifiques un ítem de línea.
Pago puntual: 28 días, 7 días, 14 días
Ontario introdujo el pago puntual en 2019. Alberta siguió en 2022, Saskatchewan en 2022, y la Ley de Pago Puntual para Trabajos de Construcción federal se aplica a proyectos del gobierno federal. Otras provincias están en varias etapas, así que verifica la tuya.
- El contratista presenta una "factura adecuada" al propietario. El propietario debe pagar dentro de los 28 días de recibirla.
- Si el propietario disputa parte o la totalidad, debe entregar un aviso de no pago dentro de los 14 días, indicando el monto y las razones.
- Una vez que el contratista es pagado, debe pagar a sus subcontratistas dentro de los 7 días. Los subcontratistas pagan a sus subs dentro de los 7 días de eso.
- Las disputas pueden enviarse a adjudicación rápida a través de ODACC, la Adjudicación de Disputas de Ontario para Contratos de Construcción, con una decisión normalmente dentro de unas seis semanas.
Depósitos, facturación por progreso y órdenes de cambio
Los contratistas residenciales dependen de depósitos y avances de progreso. Haz bien la mecánica y el flujo de efectivo sigue.
Un depósito te protege contra un cliente que cancela después de que has ordenado un horno de $3,200. La práctica estándar en trabajos residenciales varía del 10% al 50% dependiendo del oficio y la exposición a los materiales, siendo común del 25% al 30% en trabajos entre $2,000 y $15,000. Algunas provincias regulan los depósitos en ciertos contratos de consumo (por ejemplo, la Ley de Protección al Consumidor de Quebec y la Ley de Protección al Consumidor de Ontario tienen reglas sobre cancelación y reembolsos para ciertos acuerdos de servicios a domicilio), así que tus términos de depósito deben estar en una estimación firmada antes de que aceptes dinero.
Ejemplo trabajado: un trabajo de $4,800 en Ontario, al centavo
Toma al electricista de la apertura. Esta vez, hazlo correctamente. El trabajo es una actualización de panel de residencial de 100 amperios a 200 amperios en Mississauga, Ontario, con un precio de $4,800 antes de impuestos, con un depósito del 30% al firmar.
Quebec: facturas en francés y QST
Si trabajas en Quebec, hay dos cosas que son diferentes.
Primero, el impuesto. Quebec administra su propio QST al 9.975%, calculado sobre el precio antes del GST, y también administra el GST federal en nombre de la CRA para las empresas de Quebec. Te registras con Revenu Quebec, y tus facturas deben mostrar tanto tu número de GST como tu número de QST, con GST y QST como líneas separadas.
Segundo, el idioma. La Carta de la Lengua Francesa, reforzada por la Ley 96 en 2022, requiere que las facturas, recibos y documentos comerciales similares estén disponibles en francés. Pueden ser bilingües, pero la versión en francés debe ser al menos tan prominente como cualquier otro idioma.
Mantenimiento de registros: seis años, y las fotos cuentan
La CRA requiere que mantengas registros, incluidas facturas, durante seis años a partir del final del último año fiscal al que se relacionen. Las autoridades fiscales provinciales y las juntas de WCB tienen expectativas similares.
Qué debe hacer el software de facturación para contratistas en Canadá
Ahora has visto todas las reglas que importan. Aquí está la lista de verificación para compradores que se deriva de ellas, escrita para una tienda de una a cinco personas.
- Manejo de impuestos por tasa por trabajo, no una tasa única para toda la empresa.
- Cada tasa canadiense disponible desde el principio: 5%, 13%, 14%, 15% y las combinaciones de GST más PST/RST/QST.
- Banderas gravables por ítem de línea, y la capacidad de aplicar dos impuestos a una línea.
- Número de negocio y número de QST impresos en cada factura automáticamente.
- Impuesto mostrado como una línea separada, con la tasa, en cada factura.
- Informes que totalizan el impuesto recaudado por tasa y por período para que tu declaración tome minutos.
FAQ
¿Qué requiere la CRA en una factura de contratista en Canadá?
Si estás registrado para GST/HST, tu factura necesita tu nombre comercial, la fecha de la factura y el total. Una vez que la factura supera el umbral medio de la CRA, también necesitas tu número de negocio de 9 dígitos con el sufijo del programa RT0001, el monto de GST/HST cobrado o una declaración de que está incluido, y qué artículos son gravables. En facturas más grandes, añades el nombre del cliente, una descripción del trabajo y los términos de pago. Las facturas de contratistas casi siempre caen en el nivel superior, así que construye cada factura como si lo hiciera. Tu software debe imprimir todo esto por defecto para que nunca tengas que recordarlo.
¿Necesito cobrar GST/HST como pequeño contratista en Canadá?
No hasta que cruces el umbral de pequeño proveedor: $30,000 de ventas gravables en un solo trimestre calendario o durante cuatro trimestres consecutivos. Por debajo de eso, puedes permanecer no registrado y no cobrar impuestos, pero tampoco puedes reclamar créditos fiscales de entrada sobre herramientas, materiales o tu camión. La mayoría de los contratistas cruzan los $30,000 dentro de sus primeros meses de trabajo real, y muchos se registran voluntariamente desde el primer día para poder recuperar el impuesto en compras iniciales. Una vez que cruzas la línea en un solo trimestre, debes cobrar impuestos sobre la venta que te empujó sobre el límite, así que observa el número mensualmente.
¿Qué tasa de GST/HST debo cobrar en un trabajo en otra provincia?
Para trabajos en bienes inmuebles, la tasa sigue la propiedad, no tu oficina. Un fontanero con sede en Gatineau que realiza un trabajo en Ottawa cobra 13% HST de Ontario en ese trabajo. Regresa al otro lado del río y el siguiente trabajo recibe 5% GST más 9.975% QST. Una herramienta que aplica la tasa desde la dirección del trabajo, en lugar de desde el perfil de tu empresa, lo hace automáticamente. Si realizas trabajos fuera de la provincia regularmente, asegúrate de que tu software de facturación soporte tasas de impuestos por trabajo y las informe por separado para tu declaración.
¿Cómo funcionan las retenciones de construcción en una factura en Ontario?
Bajo la Ley de Construcción de Ontario, el pagador retiene el 10% del valor de los servicios y materiales suministrados hasta que expire el período de gravamen, que es de 60 días después de la publicación del certificado de desempeño sustancial o después de que se complete o abandone el contrato. Tu factura muestra el monto bruto, el 10% de la retención deducido y el monto neto ahora pagadero. El GST/HST sobre la parte de la retención generalmente no se paga hasta que se libere la retención o se vuelva exigible, así que no lo remitas antes de tiempo. Cuando finaliza el período de gravamen, emites una factura de liberación de retención separada por el monto retenido más su impuesto.
¿Qué es una factura adecuada bajo las reglas de pago puntual de Ontario?
Una factura adecuada es una factura escrita que contiene el nombre y la dirección del contratista, la fecha y el período cubierto, la autoridad bajo la cual se realizó el trabajo (el contrato o una orden de cambio), una descripción de los servicios y materiales, el monto a pagar y los términos de pago, y el nombre y contacto de a quién pagar. También debe cumplir con cualquier requisito adicional en tu contrato. Una vez que el propietario recibe una factura adecuada, tiene 28 días para pagar o 14 días para enviar un aviso de no pago. Si tu factura falta un elemento, el reloj no comienza, por lo que los plantillas son importantes.
¿Se cobra GST/HST sobre un depósito?
Generalmente no, no cuando lo recibes. Bajo la Ley del Impuesto sobre el Consumo, un depósito no se considera contraprestación hasta que se aplica al precio, por lo que el impuesto se vuelve exigible cuando aplicas el depósito contra la factura final o de progreso, o si el cliente lo pierde. Tu solicitud de depósito debe indicar claramente que es un depósito hacia el precio del contrato, y tu factura final debe mostrar el monto gravable total, el impuesto sobre el monto total y luego el depósito como un crédito. Confirma el tratamiento con tu contable, ya que la forma en que redactas el depósito cambia la respuesta.
¿Puedo cobrar cargos por retraso en facturas de contratistas en Canadá?
Sí, si el cliente estuvo de acuerdo con ellos antes de que comenzara el trabajo, idealmente en la estimación firmada. Dos reglas federales son importantes. La Ley de Intereses dice que si indicas una tasa por mes sin también indicar la tasa anual equivalente, un tribunal solo hará cumplir el 5% por año, así que escribe 1.5% por mes (18% por año). El Código Penal limita los intereses a una tasa criminal, que se redujo al 35% APR a partir de enero de 2025. Mantén los cargos por retraso modestos, indícalos en cada estimación y factura, y utilízalos principalmente como un recordatorio en lugar de una línea de ingresos.
¿Cuánto debería costar el software de facturación a un contratista solitario en Canadá?
Un contratista solitario no debería pagar más que el costo de una pequeña llamada de servicio por mes por el software. Las herramientas de servicio de campo y facturación construidas para empresas grandes cuestan entre $100 y $400 por mes o más una vez que agregas usuarios, y a menudo facturan en USD con contratos anuales. Una herramienta de $12 por asiento por mes con estimaciones, firma electrónica, facturación, pago en línea, manejo de GST/HST, fotos y sincronización con QuickBooks cubre lo que una tienda de una a cinco personas necesita. Presta atención a si el precio es en CAD o USD, si hay una tarifa de configuración y si puedes cancelar mes a mes.