Logiciel de facturation pour entrepreneurs en Australie : Guide 2026

Guide sur le logiciel de facturation pour entrepreneurs en Australie : règles de facturation de l'ATO, GST, demandes de paiement, retenue, Peppol et un travail de 6 600 $ traité. Essai gratuit de 7 jours.

La facture de 6 600 $ qui a mis 74 jours à être payée

Un électricien de Sydney termine une mise à niveau de tableau électrique et l'installation d'un chargeur EV pour un constructeur à Parramatta. Le travail vaut 6 600 $ incluant le GST. Il rédige la facture dans un traitement de texte cette nuit-là, l'attache à un e-mail et passe au travail suivant.

Onze jours plus tard, la comptable du constructeur la renvoie. Pas d'ABN sur le document. Les mots "Tax Invoice" sont absents. Le GST n'est pas indiqué comme un chiffre séparé. Elle ne peut pas réclamer le crédit de taxe d'entrée sur un document comme celui-là, donc elle ne le traitera pas.

Il corrige cela, la renvoie, et elle se retrouve dans le cycle de fin de mois de 30 jours du constructeur. L'argent arrive 74 jours après la fin du travail.

C'est le problème que le logiciel de facturation pour entrepreneurs en Australie existe pour résoudre. Pas la saisie. La saisie n'a jamais été la partie difficile. La partie difficile est de produire un document qui satisfait l'ATO, satisfait la comptable du constructeur, gère correctement les dépôts, les demandes de paiement et la retenue, et est payé dans les délais que vous avez écrits dessus. Ce guide couvre chacune de ces règles, puis traite le travail de 6 600 $ depuis le dépôt jusqu'à la BAS finale, et termine par ce que le logiciel devrait réellement coûter à un entrepreneur individuel ou à une équipe de cinq personnes.

Facture fiscale vs facture : les règles de l'ATO que la plupart des tradies se trompent

L'Australie a deux documents différents et ils ne sont pas interchangeables. Une facture est une demande de paiement. Une facture fiscale est une demande de paiement qui permet également à un client enregistré pour le GST de récupérer le GST que vous avez facturé. L'ATO précise exactement ce que doit contenir une facture fiscale, et si vous êtes enregistré pour le GST, vos clients ont droit à une pour toute vente de 82,50 $ ou plus, incluant le GST.

Une facture fiscale valide doit montrer :

- Les mots "Tax Invoice" clairement sur le document

- Votre identité (nom commercial ou nom d'exploitation)

- Votre ABN

- La date à laquelle la facture a été émise

- Une description de chaque article, y compris la quantité et le prix

- Le montant du GST, soit comme un chiffre séparé par ligne, soit comme un total unique, ou une déclaration telle que "Le prix total inclut le GST" lorsque le GST s'applique à chaque ligne au taux plein.

- Pour les ventes de 1 000 $ ou plus, incluant le GST, l'identité de l'acheteur ou son ABN.

Si vous manquez l'un de ces éléments, le client peut rejeter le document. Les comptables des constructeurs les rejettent tout le temps, car une facture rejetée est la seule protection du client contre un audit de l'ATO qui refuse le crédit.

Si vous n'êtes pas enregistré pour le GST

L'enregistrement est obligatoire une fois que votre chiffre d'affaires GST atteint 75 000 $ sur une période de 12 mois glissants, ou dès que vous vous attendez à ce qu'il le soit. En dessous, vous pouvez vous enregistrer volontairement, et beaucoup de tradies individuels le font parce que leurs clients sont des constructeurs qui veulent les crédits, et les 10 % supplémentaires sur la facture ne coûtent rien au constructeur.

Si vous n'êtes pas enregistré, trois choses changent. Vous ne facturez pas de GST. Vous ne devez pas mettre les mots "Tax Invoice" sur le document ; c'est une "Invoice". Et vous devez toujours avoir votre ABN dessus, car une entreprise qui paie un fournisseur n'ayant pas cité un ABN doit retenir 47 % du paiement et l'envoyer à l'ATO selon les règles de retenue sans ABN. Un ABN manquant sur une facture de 6 600 $ signifie un paiement de 3 498 $, un trou de 3 102 $ et une longue discussion avec l'ATO pour le récupérer au moment des impôts.

Ventes inférieures à 82,50 $

En dessous de 82,50 $ incluant le GST, vous n'êtes pas tenu d'émettre une facture fiscale. En pratique, un frais de déplacement est presque toujours supérieur à cela, et un client qui demande une facture fiscale devrait en recevoir une de toute façon. Un logiciel qui génère un document conforme pour chaque travail élimine le jugement.

Si votre client est un constructeur ou une autre entreprise dans le bâtiment et la construction, il doit déclarer chaque paiement effectué à votre égard à l'ATO chaque année sur le Taxable Payments Annual Report, dû le 28 août. Ce rapport contient votre ABN et le montant brut payé. Lorsque l'ABN sur vos factures ne correspond pas à vos dossiers ATO, ou que vous avez facturé sous l'ABN d'un ami, le décalage apparaît là. Un bon logiciel verrouille votre ABN dans chaque en-tête de facture afin qu'il ne dérive jamais entre les travaux.

GST sur les factures des entrepreneurs : 10 %, mais pas toujours sur tout

Le GST en Australie est de 10 % sur la plupart des biens et services, appliqué au prix hors GST. Un travail de 6 000 $ devient 6 600 $. Assez simple sur une facture à ligne unique. Les complications viennent de trois directions : comment les prix sont cités, ce qui est exempt de GST, et comment les factures mixtes doivent être affichées.

Sous la loi australienne sur la consommation, un prix affiché à un consommateur doit être le prix total incluant le GST. Un devis à un propriétaire qui dit "$6,000 plus GST" en petits caractères et "$6,000" en gros caractères est un problème de tarification par composant, et l'ACCC agit là-dessus. Citez 6 600 $ et montrez la répartition du GST en dessous. Les devis entre entreprises peuvent être hors GST par accord, et la plupart des constructeurs préfèrent cette présentation car elle correspond à leurs livres de coûts. Le logiciel de facturation conçu pour l'Australie vous permet de basculer entre la présentation incluant et excluant le GST par client plutôt que par facture.

Articles exemptés de GST que vous pourriez réellement voir

La plupart des choses qu'un entrepreneur vendent sont imposables. Les exceptions qui apparaissent sur les factures commerciales sont étroites :

- Fournitures à un client à l'étranger (une exportation de services), rare pour les métiers

- Certains soutiens fournis à un participant NDIS dans le cadre d'un accord écrit qui répondent aux règles de fourniture exemptée de GST, ce qui est important pour le travail de modification et d'entretien de propriétés financées par le NDIS

- Services d'eau, d'égouts et de drainage lorsqu'ils sont fournis par l'autorité de l'eau elle-même, et non par le plombier qui les connecte

- Vente d'une entreprise en tant qu'entreprise en cours, sans rapport avec la facturation quotidienne.

Il existe également des éléments que vous passez où vous agissez en tant qu'agent du client, comme des frais de permis de conseil payés en leur nom. Si vous les payez en tant qu'agent et les récupérez à coût, c'est un remboursement hors GST. Si vous les achetez comme votre propre dépense et les refacturez, cela fait partie de votre fourniture imposable et le GST s'applique à la refacturation. La plupart des tradies se trompent en traitant les deux de la même manière. Choisissez un traitement, écrivez-le dans vos conditions, et faites en sorte que le logiciel l'applique de manière cohérente. En cas de doute, traitez la refacturation comme imposable ; l'ATO ne vous pénalise pas pour avoir collecté le GST que vous remettez ensuite.

Les factures mixtes doivent montrer quelles lignes portent le GST

Lorsqu'une facture a à la fois des lignes imposables et exemptées de GST, une seule déclaration "inclut le GST" n'est pas suffisante. Le document doit montrer le GST sur chaque ligne ou identifier clairement quelles lignes sont imposables. C'est la règle que les factures de tableur enfreignent le plus souvent. Les indicateurs de taxe par ligne, avec un sous-total, une ligne de GST et un total qui se réconcilie au cent, sont la base pour tout logiciel qui vaut la peine d'être payé.

Les entreprises dont le chiffre d'affaires GST est inférieur à 10 millions de dollars peuvent comptabiliser le GST sur une base de trésorerie, ce qui signifie que vous déclarez le GST sur la BAS pour le trimestre où vous avez été payé, et non pour le trimestre où vous avez facturé. Pour un entrepreneur dont les clients paient dans 45 jours, la comptabilité de trésorerie est un réel avantage de trésorerie et c'est le choix par défaut pour la plupart des opérateurs individuels. Un logiciel qui appose une date de paiement sur chaque facture et peut déclarer le GST collecté par date de paiement, et non par date de facture, rend la BAS trimestrielle un travail de dix minutes. L'étiquette 1A est le GST sur vos ventes, l'étiquette 1B est le GST sur vos achats, et la différence est ce que vous payez ou recevez.

Demandes de paiement en vertu des lois sur la sécurité des paiements

Une fois qu'un travail dure plus de quelques semaines ou dépasse environ 10 000 $, vous devriez demander des paiements progressivement, et non facturer à la fin. Chaque état et territoire a une loi sur la sécurité des paiements qui vous donne un droit statutaire aux paiements progressifs pour le travail de construction et un processus d'adjudication rapide lorsque le client ne paie pas. Ils sont similaires en forme et différents dans les détails :

- Nouvelle Galles du Sud : Loi sur la sécurité des paiements dans l'industrie de la construction 1999

- Victoria : Loi sur la sécurité des paiements dans l'industrie de la construction 2002

- Queensland : Loi sur l'équité dans l'industrie de la construction (sécurité des paiements) 2017

- Australie-Occidentale : Loi sur la sécurité des paiements dans l'industrie de la construction 2021

- Australie-Méridionale, Tasmanie et ACT : chacune a une Loi sur la sécurité des paiements dans l'industrie de la construction 2009

- Territoire du Nord : Loi sur les contrats de construction (sécurité des paiements) 2004.

Les mécanismes qui comptent pour la façon dont vous facturez :

Votre facture est la demande de paiement. Une demande de paiement doit identifier le travail de construction, indiquer le montant demandé et être servie à la personne responsable du paiement. En Nouvelle-Galles du Sud, la demande doit indiquer qu'elle est faite en vertu de la Loi (les amendements qui ont commencé en 2019 ont ramené cette mention). Au Queensland, toute facture qui répond aux exigences est une demande de paiement, qu'elle le dise ou non. La pratique sûre partout est une ligne de pied de page standard sur chaque facture de progrès qui nomme la Loi pertinente pour cet état. Un logiciel avec des modèles de factures par état gère cela avec un paramètre, pas une mémoire.

Le client a une courte période pour répondre. Si le client conteste une demande, il doit servir un calendrier de paiement indiquant combien il paiera et pourquoi. En Nouvelle-Galles du Sud, cela doit être fait dans les 10 jours ouvrables, ou plus tôt si le contrat le stipule. Au Queensland, c'est 15 jours ouvrables. S'ils ne répondent pas à temps, le montant total demandé devient une dette et vous pouvez demander une adjudication ou les poursuivre sans qu'ils puissent soulever une défense sur le fond. C'est le levier le plus puissant qu'un sous-traitant ait, et la plupart ne l'utilisent jamais, car leurs factures ne qualifient pas comme demandes de paiement en premier lieu.

Les dates d'échéance des paiements sont plafonnées. La Nouvelle-Galles du Sud plafonne le paiement à 15 jours ouvrables à partir de la demande pour les entrepreneurs principaux payés par un principal, et 20 jours ouvrables pour les sous-traitants. Le Queensland permet 15 jours ouvrables pour les entrepreneurs principaux et 25 jours ouvrables pour les sous-traitants. Les termes du contrat qui s'étendent au-delà de ces plafonds sont nuls dans la mesure où ils les dépassent. Votre "30 jours fin de mois" constructeur n'a pas droit à cela sur un contrat de construction dans ces états.

Une demande par date de référence. La plupart des lois permettent une demande par mois, ou par les dates dans le contrat. Demandez le dernier jour ouvrable du mois comme une horloge et vous construisez une trace papier que les adjudicateurs respectent.

Le travail résidentiel pour un propriétaire occupant est traité différemment dans plusieurs états (la Nouvelle-Galles du Sud exclut largement ces contrats de la Loi, par exemple), donc la voie statutaire fonctionne mieux sur le travail commercial et de sous-traitance. Pour les travaux résidentiels, votre contrat écrit et votre dépôt et votre calendrier de progrès font le travail à la place.

À quoi ressemble la demande de paiement dans le logiciel

Le schéma propre est une estimation, plusieurs factures. Vous citez le travail entier à 6 600 $. Le client signe le devis électroniquement. Ensuite, vous émettez une facture de dépôt, une ou plusieurs factures de progrès et une facture finale, chacune tirant sur le même devis signé afin que le total courant, le montant précédemment demandé et le montant maintenant demandé soient tous imprimés sur chaque document. Un outil qui peut diviser une estimation en plusieurs factures, avec chaque ligne proportionnellement ajustée ou demandée par pourcentage d'achèvement, vous évite un tableur qui doit être recalculé chaque fois qu'une variation arrive. Le modèle de facture de plomberie sur ce site montre la mise en page que les comptables acceptent sans questions ; la même structure s'applique à chaque métier.

Dépôts : ce que vous pouvez demander pour un travail résidentiel

Les dépôts sur les contrats de construction domestique sont plafonnés par la loi de protection des consommateurs de l'état, et les plafonds sont plus stricts que ce que la plupart des tradies s'attendent :

- Nouvelle-Galles du Sud (Loi sur la construction domiciliaire 1989) : dépôt maximum de 10 % du prix du contrat

- Victoria (Loi sur les contrats de construction domestique 1995) : 10 % pour les contrats de moins de 20 000 $, 5 % pour les contrats de 20 000 $ ou plus

- Queensland (Loi sur la Commission de construction et de bâtiment du Queensland 1991) : 10 % pour les contrats de moins de 20 000 $, 5 % pour les contrats de 20 000 $ ou plus, augmentant à 20 % lorsque plus de la moitié de la valeur est un travail hors site tel que la préfabrication.

Ces plafonds s'appliquent aux travaux de construction domestique réglementés au-dessus du seuil de contrat écrit dans chaque état, généralement 5 000 $ en Nouvelle-Galles du Sud et en Victoria et 3 300 $ au Queensland. Un travail de réparation de 2 000 $ est en dehors de ces plafonds et vous pouvez demander ce que le client accepte, ce qui pour un opérateur individuel est souvent 50 % lors de la réservation pour des travaux avec un réel coût de matériel.

Le dépôt doit être sa propre facture, émise avant le début des travaux, avec un lien de carte ou de virement bancaire afin qu'il soit payé le même jour. C'est une fourniture imposable lorsqu'elle est reçue (sur la comptabilité de trésorerie) ou lorsqu'elle est facturée (sur la comptabilité d'engagement), donc le GST sur celle-ci est déclaré au trimestre où elle arrive. Un logiciel qui traite un dépôt comme un paiement partiel contre le devis signé, et non comme un paiement aléatoire non lié, maintient la facture finale précise.

Retenue : les 5 % qui disparaissent

Le travail commercial et de sous-traitance retient couramment la retenue. Le schéma habituel est de retenir 10 % de chaque demande de progrès jusqu'à ce que le total retenu atteigne 5 % du montant du contrat, avec la moitié libérée à l'achèvement pratique et le reste à la fin de la période de responsabilité des défauts, souvent 12 mois plus tard.

La retenue est l'argent que les sous-traitants oublient. Un contrat de sous-traitance de 60 000 $ avec 5 % de retenue a 3 000 $ assis avec le contractant principal pendant un an après la fin du travail. Multipliez cela par six ou huit travaux par an et une petite équipe a 20 000 $ ou plus que personne ne suit, et les entrepreneurs principaux n'envoient pas de rappels.

Deux régimes d'état protègent cet argent dans des situations spécifiques. La loi BIF du Queensland exige des comptes de fiducie pour la retenue pour certains contrats où la retenue est retenue, et en Nouvelle-Galles du Sud, les entrepreneurs principaux sur des projets d'une valeur de 20 millions de dollars ou plus doivent détenir la retenue dans un compte de fiducie. En dessous de ces seuils, votre seule protection est vos propres dossiers.

Le logiciel doit tenir la retenue comme un grand livre par travail, et non comme une ligne que vous soustrayez et oubliez. Chaque facture de progrès montre le montant brut demandé, la retenue retenue pour cette demande, la retenue cumulée et le montant net à payer. Lorsque l'achèvement pratique est atteint, le logiciel émet une facture de libération de retenue pour la première moitié, et programme la deuxième libération à la date des défauts. La retenue est toujours une fourniture imposable ; le GST sur le montant retenu est attribuable lorsqu'il est facturé ou payé selon votre base comptable, donc la facture de libération a besoin de sa propre ligne de GST.

Conditions de paiement et que faire le jour 8

Vos conditions sont celles que vous écrivez sur le devis et que le client accepte. Pratique courante en Australie :

- Service résidentiel et réparation : dû à l'achèvement, payé sur place par carte

- Projets résidentiels : dépôt, puis jalons de progrès, final à l'achèvement avant la remise

- Commercial et sous-traitance : demandes mensuelles, payées dans le délai statutaire pour votre état (15 à 25 jours ouvrables sur les contrats de construction).

"30 jours fin de mois" est une habitude que les grands clients imposent car personne ne fait de résistance. Si votre client est une grande entreprise avec un chiffre d'affaires supérieur à 100 millions de dollars, il est couvert par la Loi sur les délais de paiement 2020 et doit rendre compte publiquement de la rapidité avec laquelle ils paient les petites entreprises, ce qui est un levier à connaître lorsque vous négociez les conditions.

Pour les paiements en retard, le contrat est votre ami. Une clause stipulant des intérêts sur les montants dus à un taux fixe (8 à 10 % par an est typique et exécutoire) vous donne quelque chose sur quoi vous appuyer. Les lois sur la sécurité des paiements permettent également des intérêts sur les montants de demande non payés. Ce qui fait réellement payer les factures, cependant, est une séquence ennuyeuse et cohérente : un rappel la veille de l'échéance, un rappel à la date d'échéance, un appel téléphonique le jour 3, un avis écrit le jour 8 et, pour le travail de construction, une demande d'adjudication si la date limite du calendrier de paiement passe dans le silence. Un logiciel qui envoie les deux premiers automatiquement et enregistre l'appel signifie que vous n'êtes impliqué qu'au jour 8.

Pour les travaux résidentiels, la solution la plus rapide pour un paiement en retard est d'éliminer le retard entièrement. Un lien de paiement par carte sur la facture, tapé sur le téléphone du client pendant que vous chargez le véhicule, transforme un terme de 14 jours en un paiement le même jour. Les frais de carte de 1,5 à 2 % sont moins chers qu'une quinzaine de jours de poursuite. Facturer ce frais au client est légal en Australie tant que la surtaxe ne dépasse pas votre coût réel d'acceptation et est divulguée à l'avance.

E-facturation et Peppol : ce que c'est et si vous en avez besoin maintenant

L'e-facturation en Australie signifie envoyer les données de facturation directement de votre logiciel au logiciel du client via le réseau Peppol, plutôt que d'envoyer un PDF par e-mail que quelqu'un retape. L'ATO est l'Autorité Peppol australienne. Les agences gouvernementales du Commonwealth peuvent recevoir des e-factures depuis 2022, et pour les contrats allant jusqu'à 1 million de dollars, elles s'engagent à payer les e-factures dans les 5 jours ou à payer des intérêts sur le retard.

Pour un entrepreneur individuel en 2026, l'e-facturation est optionnelle. Aucun client ne peut vous forcer à l'utiliser et la plupart des constructeurs fonctionnent encore avec des PDF envoyés par e-mail. Là où cela commence à compter, c'est pour le travail d'entretien gouvernemental, les grands clients commerciaux dont les systèmes de comptes fournisseurs rejettent tout ce qui n'est pas envoyé via Peppol, et le jour où l'e-facturation entre entreprises devient obligatoire, ce qui a été évoqué mais pas légiféré. La position pratique : ne choisissez pas votre logiciel sur l'e-facturation aujourd'hui, mais demandez au fournisseur si c'est sur la feuille de route afin de ne pas être contraint à une migration dans deux ans. Chaque e-facture doit encore contenir les mêmes champs de facture fiscale énumérés ci-dessus ; Peppol change le transport, pas le contenu.

Dossiers, super et les autres règles attachées à votre facture

L'ATO exige que vous conserviez les factures et les dossiers qui les sous-tendent pendant cinq ans à partir du moment où vous les avez préparées ou obtenues, ou à partir du moment où la transaction a été complétée, selon ce qui est le plus tardif. Les dossiers électroniques sont acceptables à condition que vous puissiez les produire, ce qui exclut un dossier de PDFs sur un téléphone qui tombe dans une tranchée. Un logiciel qui stocke chaque facture, chaque paiement et chaque photo de travail contre le travail, avec une exportation, est le système de gestion des dossiers.

Deux autres règles accompagnent la facture. Premièrement, la superannuation : un entrepreneur payé entièrement ou principalement pour son travail sous un contrat peut être traité comme un employé pour les obligations de garantie de super, actuellement 12 % depuis le 1er juillet 2025. C'est l'obligation du payeur, pas la vôtre, mais c'est pourquoi les constructeurs examinent de près la façon dont votre facture est structurée. Une facture sous votre propre ABN qui sépare les matériaux du travail, montre vos propres outils et votre assurance, et cite un prix fixe pour un résultat plutôt qu'un taux horaire soutient votre position en tant qu'entrepreneur indépendant. Deuxièmement, l'assurance : la plupart des constructeurs ne traiteront pas une première facture sans un certificat de responsabilité civile actuel et, dans les métiers qui en ont besoin, une copie de votre licence. Joignez les deux au travail dans le logiciel afin qu'ils soient envoyés avec la première demande au lieu d'être poursuivis.

L'exemple traité : un travail de 6 600 $ TTC du dépôt à la BAS

Voici le travail de Parramatta fait correctement, par un entrepreneur individuel enregistré pour le GST sur la comptabilité de trésorerie.

Le devis. Mise à niveau du tableau électrique et installation d'un chargeur EV de 7 kW, cité au constructeur hors GST parce que le constructeur l'a demandé de cette manière.

- Main-d'œuvre : 16 heures à 110 $ = 1 760 $

- Tableau électrique, disjoncteurs, RCBO et câble : 1 840 $

- Unité de charge EV et montage : 1 900 $

- Dépôt et administration du certificat de conformité pour le travail électrique : 150 $

- Déplacements et consommables : 350 $

- Sous-total hors GST : 6 000 $

- GST à 10 % : 600 $

- Total TTC : 6 600 $

Le constructeur signe le devis sur son téléphone. Le devis signé est maintenant le montant du contrat et chaque facture y fait référence.

Facture 1, dépôt, jour 0. Il s'agit d'un contrat commercial, donc les plafonds de dépôt résidentiels ne s'appliquent pas. Dépôt convenu à 30 % pour couvrir la commande du chargeur et du tableau électrique.

- Dépôt, 30 % du montant du contrat : 1 800 $

- GST : 180 $

- Total : 1 980 $

- Payé par virement bancaire le jour 1.

Facture 2, demande de progrès 1, fin du mois. Tableau électrique installé, chargeur pas encore installé. Demandé à 60 % d'achèvement. C'est une demande de paiement en vertu de la Loi de la Nouvelle-Galles du Sud et le dit dans le pied de page.

- Valeur du travail effectué à ce jour, 60 % de 6 000 $ : 3 600 $

- Moins ce qui a été précédemment demandé : 1 800 $

- Cette demande hors GST : 1 800 $

- Retenue retenue, 5 % de cette demande selon le contrat : 90 $

- Montant net de cette demande hors GST : 1 710 $

- GST : 171 $

- Total à payer : 1 881 $

- Dû dans les 20 jours ouvrables (le plafond des sous-traitants en vertu de la Loi de la Nouvelle-Galles du Sud).

Facture 3, demande finale, mois suivant. Chargeur installé, testé, certificat déposé.

- Valeur du travail effectué à ce jour, 100 % : 6 000 $

- Moins ce qui a été précédemment demandé : 3 600 $

- Cette demande hors GST : 2 400 $

- Retenue retenue, 5 % de cette demande : 120 $

- Montant net de cette demande hors GST : 2 280 $

- GST : 228 $

- Total à payer : 2 508 $

Grand livre de retenue. 90 $ plus 120 $ = 210 $ retenus, ce qui représente 3,5 % du montant du contrat et est en dessous du plafond de 5 %, donc tout cela reste avec le constructeur pour l'instant. À l'achèvement pratique, la moitié (105 $ plus 10,50 $ de GST) est libérée ; le reste suit après la période de défaut de 12 mois. Deux autres petites factures que le logiciel émet aux dates programmées sans que quiconque ait à s'en souvenir.

Rapprochement. Montant net demandé à ce jour : 1 800 $ plus 1 710 $ plus 2 280 $ = 5 790 $, plus 210 $ de retenue = 6 000 $ hors GST. GST facturé sur les trois demandes : 180 $ plus 171 $ plus 228 $ = 579 $, plus 21 $ sur la retenue à venir. Total du GST sur le travail une fois entièrement payé : 600 $. Chaque chiffre se rattache au devis signé.

La BAS. Les matériaux pour le travail coûtent 3 740 $ hors GST, donc 4 114 $ TTC, tous achetés dans le même trimestre. GST sur les achats (étiquette 1B) est 374 $. GST sur les ventes reçues ce trimestre (étiquette 1A) est 180 $ plus 171 $ plus 228 $ = 579 $. Net GST à payer sur ce travail pour le trimestre : 205 $. Sur 6 600 $ de facturation, l'électricien garde 6 000 $ de revenus, remet 205 $ nets à l'ATO, et a 210 $ à collecter plus tard. S'il avait tapé tout cela dans un traitement de texte, les chances que la retenue, le chiffre précédemment demandé et le GST se réconcilient sur trois factures sont faibles. Le logiciel fait l'arithmétique une fois, à partir du devis signé.

Ce que le logiciel de facturation pour entrepreneurs doit faire en Australie

Utilisez ceci comme liste de contrôle lorsque vous essayez quoi que ce soit. Un outil qui échoue plus de deux de ces critères vous coûtera plus en factures rejetées qu'il ne vous fera économiser en saisie.

Conformité

- Champs de facture fiscale sur chaque document : ABN, formulation "Tax Invoice", date, GST par ligne, identité de l'acheteur au-dessus de 1 000 $

- Un mode non enregistré qui supprime le GST et la formulation "Tax Invoice" sans casser la mise en page

- Indicateurs de taxe par ligne et lignes exemptées de GST, avec un sous-total de GST qui se réconcilie

- Présentation incluant et excluant le GST, définie par client

- Format de date australien et AUD par défaut, sans hypothèses centrées sur les États-Unis comme un taux de taxe que vous devez taper pour chaque travail.

Travail de progrès

- Diviser un devis signé en factures de dépôt, de progrès et finales avec les montants précédemment demandés et ce montant demandé imprimés

- Texte de pied de page de demande de paiement par état

- Retenue retenue par demande, retenue cumulée par travail, et factures de libération programmées aux dates

- Variations ajoutées au montant du contrat avec la signature électronique du client.

Être payé

- Lien de paiement par carte sur chaque facture et paiement sans contact sur le téléphone pour les travaux résidentiels

- Option de surtaxe pour les frais de carte, divulguée sur la facture

- Rappels automatiques avant et après la date d'échéance, avec un journal de chaque envoi

- Paiements partiels et dépôts liés au même travail, pas flottants.

Dossiers

- Cinq ans d'historique de factures que l'ATO peut demander, exportable

- Photos de travail avec des horodatages et des emplacements attachés au travail, de sorte qu'une demande contestée ait des preuves derrière elle

- Synchronisation avec votre package comptable afin que la BAS soit un rapport, pas une reconstruction.

Réalité sur le terrain

- Fonctionne depuis le téléphone, sur site, sans ordinateur portable

- Met en file d'attente des photos et des notes lorsqu'il n'y a pas de signal sur un site rural ou dans une salle de plant de sous-sol, et se synchronise plus tard

- Un portail client où la comptable du constructeur peut trouver chaque facture et relevé sans vous envoyer un e-mail.

Ce que cela devrait coûter à un entrepreneur individuel ou à une petite équipe

Voici l'opinion, et les chiffres qui la soutiennent. Le logiciel de service sur le terrain devrait coûter à un tradie individuel moins d'une heure de travail facturable par mois. À 110 $ de l'heure, cela signifie moins de 110 $. Les plateformes de service sur le terrain d'entreprise conçues pour des opérations de 50 techniciens coûtent, en dollars australiens, entre 150 $ et 500 $ par utilisateur par mois une fois que vous ajoutez les modules qui font réellement fonctionner la facturation, plus des frais d'intégration de milliers et des contrats de 12 mois. Ce prix existe parce que l'acheteur est une entreprise avec un responsable informatique, pas un électricien dans un véhicule. Ils facturent autant parce qu'ils le peuvent.

KaamCam facture 12 $ par siège par mois, facturé en dollars américains, ce qui représente environ 18 à 19 dollars australiens selon le taux de change du jour. Chaque fonctionnalité est incluse : devis avec signature électronique, factures avec paiements par carte et dépôts, facturation de progrès à partir d'un devis signé, gestion du GST, plans de service récurrents, photos de travail avec GPS et horodatages, planification, listes de contrôle, portail client et synchronisation avec QuickBooks. Mois par mois, sans contrat, sans frais d'installation, et un essai de 7 jours qui ne demande pas de carte. Un entrepreneur individuel paie pour un siège. Une équipe de cinq paie pour cinq, et si l'équipe passe à dix, la facture double plutôt que de passer à un nouveau niveau. La tarification linéaire par siège est la façon dont le logiciel pour petites entreprises devrait fonctionner, et les fournisseurs qui le classifient vous facturent pour la croissance.

Comparez les chiffres annuels. Un siège à environ 19 $ AUD représente environ 228 $ par an, pas beaucoup plus que le GST sur la facture de dépôt dans l'exemple ci-dessus. Cinq sièges à 150 $ chacun sur une plateforme d'entreprise coûtent 9 000 $ par an plus des frais d'intégration. Pour une équipe de cinq personnes générant 900 000 $, cela représente un point de pourcentage complet de revenus sur le logiciel avant que quiconque ait effectué un travail.

Configuration en un après-midi

Faites cela un vendredi calme et vous facturerez correctement dès lundi.

1. Profil de l'entreprise (10 minutes). Nom légal, nom commercial, ABN, statut d'enregistrement GST, adresse, téléphone, e-mail, logo. L'ABN et le statut GST pilotent l'en-tête de la facture, donc obtenez-les correctement d'abord et vérifiez l'ABN contre la recherche ABN.

2. Paramètres fiscaux (5 minutes). Définissez le GST à 10 % comme taux par défaut, choisissez la présentation incluant le GST pour les clients résidentiels et excluant le GST pour les constructeurs, et ajoutez un taux exempté de GST pour la rare ligne de pass-through NDIS ou d'agence.

3. Paramètres de paiement (15 minutes). Connectez les paiements par carte afin que les factures contiennent un lien de paiement. Décidez si vous appliquez une surtaxe, définissez le taux à votre coût réel, et activez le paiement sans contact pour les travaux résidentiels sur site. Ajoutez vos coordonnées bancaires au pied de la facture pour les clients qui insistent sur les virements.

4. Conditions et pied de page (15 minutes). Rédigez vos conditions standard : règle de date d'échéance, politique de dépôt, intérêts sur les montants en retard, processus de variation. Ajoutez le libellé de demande de paiement pour votre état au modèle de facture de progrès. Ajoutez le certificat ou la note de conformité que votre métier exige.

5. Livre des prix (60 minutes). Chargez vos taux de main-d'œuvre courants, frais de déplacement, multiplicateur après heures et vos 30 matériaux principaux avec majoration. C'est ce qui transforme le devis sur site de 20 minutes à 4.

6. Modèles (30 minutes). Créez un modèle de devis et un modèle de facture par type de travail que vous faites souvent : appel de service, petite installation, projet avec demandes de progrès. Enregistrez les règles de retenue et de dépôt sur le modèle de projet.

7. Importer des clients (20 minutes). Importez votre liste de clients à partir de vos contacts téléphoniques ou d'un tableur. Taguez les constructeurs comme hors GST et les propriétaires comme incluant le GST.

8. Rappels (5 minutes). Activez la séquence de rappels avant, à la date d'échéance et en retard. Rédigez les messages une fois dans vos propres mots.

9. Synchronisation comptable (20 minutes). Connectez votre package comptable afin que les factures payées et le GST atterrissent dans le grand livre et que la BAS se construise elle-même.

10. Test de travail (15 minutes). Devis un faux travail à 6 600 $, signez-le, émettez un dépôt, une demande de progrès et une finale, payez-les avec une carte de test et vérifiez que chaque chiffre se rattache. Si le logiciel ne peut pas passer ce test dans l'essai, il ne passera pas sur un vrai constructeur.

Sept erreurs de facturation qui coûtent de l'argent réel aux entrepreneurs australiens

1. Pas d'ABN sur la facture. Déclenche une retenue de 47 % des clients commerciaux et un décalage TPAR. Verrouillez-le dans l'en-tête.

2. "Tax Invoice" sur une facture d'une entreprise non enregistrée. C'est une fausse déclaration, et un comptable qui le remarque refusera le document. Laissez le logiciel changer la formulation selon le statut d'enregistrement.

3. GST indiqué comme "inclus" sur une facture mixte. L'ATO exige une identification du GST par ligne lorsque toute ligne est exemptée de GST. Marquez les lignes individuellement.

4. Facturation à la fin d'un travail de six semaines. Vous avez financé l'ensemble du travail pour le client et renoncé à vos droits de demande de progrès statutaires en cours de route. Demandez mensuellement.

5. Factures de progrès qui ne qualifient pas comme demandes de paiement. Manquer l'identification du travail, le montant, ou l'approbation de l'état signifie pas de voie d'adjudication lorsque le constructeur reste silencieux. Utilisez un modèle.

6. Retenue qui vit dans votre tête. Suivez-la par travail avec des factures de libération programmées, ou acceptez que certaines d'entre elles ne reviendront jamais.

7. Conditions qui s'étendent au-delà du plafond statutaire. Un "60 jours" d'un constructeur sur un contrat de construction en Nouvelle-Galles du Sud ou au Queensland est inapplicable au-delà du plafond. Mettez la date d'échéance statutaire sur la demande et tenez-vous-y.

Par où commencer

Choisissez un travail en cours, idéalement un travail de constructeur avec des demandes de progrès, et faites-le passer par un essai plutôt que de lire des listes de fonctionnalités. Configurez le profil, citez-le, signez-le, émettez le dépôt, et voyez si la demande de progrès sort avec les montants précédemment demandés, la retenue et le GST tous se réconciliant sans un tableur ouvert à côté de vous. Le test prend un après-midi et vous en dira plus qu'un tableau de comparaison.

KaamCam gère ce flux de travail pour 12 $ par siège par mois sans contrat et chaque fonctionnalité activée. Commencez un essai gratuit de 7 jours, aucune carte requise, ou voir la tarification complète pour la comparer à ce que vous payez maintenant. La première facture que vous envoyez qu'un comptable de constructeur accepte sans retour vous paie pour l'année.

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