Logiciel de facturation pour entrepreneurs au Canada : Règles CRA 2026

Facturez correctement vos clients canadiens : GST/HST par province, seuil de 30 000 $, retenues, paiement rapide, dépôts, frais de retard. Résolvez tout cela pour 12 $ par utilisateur.

La ligne de 624 $ que la plupart des entrepreneurs se trompent

Un électricien résidentiel à Mississauga termine une mise à niveau de panneau de 200 ampères, rédige 4 800 $ sur une facture papier et la remet au propriétaire. Pas de numéro d'entreprise. Pas de HST indiqué. Juste "4 800 $, taxes comprises." Le propriétaire paie par e-Transfer sur deux jours à cause d'une limite quotidienne, l'électricien le dépose, et tout le monde passe à autre chose.

Trois problèmes viennent de se produire. L'ARC a des règles sur ce que doit contenir la facture d'un inscrit, et celle-ci n'en montre presque aucune. L'électricien n'a pas de trace claire de combien de ces 4 800 $ sont du HST à remettre (c'est 552,21 $ si la taxe était comprise, ou 624 $ si elle aurait dû être ajoutée en plus). Et si le propriétaire conteste un jour le travail, il n'y a pas d'estimation signée, pas de conditions de paiement, et pas de photos horodatées pour soutenir la facture.

Le logiciel de facturation pour entrepreneurs au Canada doit résoudre trois choses à la fois : vous conformer à l'ARC, vous faire payer à temps selon les règles provinciales de paiement rapide et de privilège, et le faire depuis votre téléphone parce que vous êtes dans un espace confiné, pas à un bureau. Ce guide couvre les règles que les entrepreneurs canadiens se trompent, passe en revue une facture complète de l'Ontario calculée au centime, et termine par ce qu'il faut rechercher dans un logiciel lorsque vous êtes une opération à un camion ou une équipe de cinq.

GST/HST sur les factures : ce que l'ARC exige réellement

Commencez par la partie qui est auditée. Si vous êtes inscrit pour le GST/HST, l'ARC précise ce que votre facture doit contenir, et les exigences augmentent avec le montant total de la facture.

Ventes petites (sous le seuil le plus bas) : votre nom commercial ou nom d'exploitation, la date de la facture, et le montant total payé ou à payer.
Ventes intermédiaires : tout ce qui précède plus votre numéro d'enregistrement GST/HST (votre numéro d'entreprise à 9 chiffres suivi de RT0001), le montant de GST/HST facturé, ou une déclaration claire que le prix inclut la taxe, et une indication des articles imposables lorsque certains ne le sont pas.
Ventes plus importantes : tout ce qui précède plus le nom du destinataire (ou nom commercial), une description des biens et services suffisante pour les identifier, et les conditions de paiement.

Afficher la taxe séparément, à chaque fois

"Taxes comprises" est légal dans le sens où vous pouvez indiquer que le GST/HST est inclus dans le prix. C'est une mauvaise pratique pour un entrepreneur. Vos clients commerciaux ont besoin du montant de la taxe pour réclamer leurs crédits de taxe à l'entrée, et un client qui ne peut pas réclamer de crédits ITC sur votre facture vous demandera de la réémettre. Votre comptable en a besoin pour remplir la ligne 105 de votre déclaration sans recalculer chaque travail. Affichez le sous-total avant taxe, la taxe comme sa propre ligne avec le taux, et le total.

Taux par province en 2026

Le Canada n'a pas une seule taxe de vente. Votre logiciel de facturation doit gérer tout cela, et il doit choisir le bon par travail, pas par entreprise.

Ontario : 13 % HST.
Nouveau-Brunswick, Terre-Neuve-et-Labrador, Île-du-Prince-Édouard : 15 % HST.
Nouvelle-Écosse : 14 % HST, après que la province a réduit son taux de 15 % le 1er avril 2025.
Alberta, Yukon, Territoires du Nord-Ouest, Nunavut : 5 % GST uniquement.
Colombie-Britannique : 5 % GST plus 7 % PST, administré séparément par la province.
Saskatchewan : 5 % GST plus 6 % PST.
Manitoba : 5 % GST plus 7 % RST.
Québec : 5 % GST plus 9,975 % QST, administré par Revenu Québec, avec un numéro d'enregistrement QST séparé qui doit également apparaître sur la facture.

Lieu de fourniture : l'adresse du travail décide

Pour les services liés à des biens réels, le taux de GST/HST est déterminé par l'emplacement de la propriété. C'est un avantage pour les entrepreneurs, car il est facile à appliquer : le taux suit l'adresse du travail.

Le seuil de petit fournisseur de 30 000 $

Vous n'avez pas à vous inscrire pour le GST/HST tant que vos ventes imposables ne dépassent pas 30 000 $ au cours d'un trimestre civil ou sur quatre trimestres civils consécutifs. En dessous de cela, vous êtes un petit fournisseur : vous ne facturez pas de taxe, et vous ne réclamez aucun crédit de taxe à l'entrée.

C'est le chiffre d'affaires mondial imposable, pas le profit.
Dépasser 30 000 $ dans un seul trimestre a un effet immédiat.
La plupart des entrepreneurs devraient s'inscrire dès le premier jour.

La méthode rapide

Une fois inscrit, les entrepreneurs ayant des ventes imposables annuelles inférieures à 400 000 $ peuvent opter pour la méthode rapide, où vous remettez un pourcentage réduit de vos ventes taxables au lieu de suivre chaque ITC. Cela simplifie la comptabilité et laisse souvent un peu plus dans votre poche si vos coûts de matériaux sont faibles par rapport à la main-d'œuvre.

Retenues et paiement rapide : les règles de construction

Si vous effectuez des travaux de construction commerciaux ou résidentiels de toute taille, la législation provinciale sur les privilèges modifie la façon dont vous facturez. C'est là que de bons entrepreneurs perdent de l'argent en rédigeant des factures comme ils le feraient pour un appel de service.

Chaque province a une législation sur les privilèges, et chacune d'elles exige que le payeur retienne un pourcentage de la valeur des travaux effectués.
Sous la Loi sur la construction de l'Ontario, le propriétaire (ou l'entrepreneur général, si vous êtes un sous-traitant) retient 10 % de la valeur des services et des matériaux jusqu'à l'expiration de la période de privilège.
La période de privilège en Ontario est de 60 jours après la publication du certificat de performance substantielle.

La taxe sur les retenues est différée

Cela permet d'économiser de l'argent. En vertu de la Loi sur la taxe d'accise, lorsque partiellement la contrepartie est retenue en vertu d'une loi fédérale ou provinciale ou d'un contrat écrit, la taxe sur cette partie retenue n'est pas due tant que la retenue n'est pas payée ou n'échoit.

Paiement rapide : 28 jours, 7 jours, 14 jours

L'Ontario a introduit le paiement rapide en 2019. L'Alberta a suivi en 2022, la Saskatchewan en 2022, et la Loi fédérale sur le paiement rapide pour les travaux de construction s'applique aux projets du gouvernement fédéral.

Le contrat soumet une "facture appropriée" au propriétaire. Le propriétaire doit payer dans les 28 jours suivant sa réception.
Si le propriétaire conteste tout ou partie, il doit délivrer un avis de non-paiement dans les 14 jours, en indiquant le montant et les raisons.
Une fois que l'entrepreneur est payé, il doit payer ses sous-traitants dans les 7 jours.

Dépôts, facturation par étapes et ordres de changement

Les entrepreneurs résidentiels vivent des dépôts et des tirages de progrès. Obtenez la mécanique correcte et le flux de trésorerie suit.

Un dépôt protège contre un client qui annule après que vous avez commandé un four de 3 200 $.
La pratique standard sur les travaux résidentiels varie de 10 % à 50 % selon le métier et l'exposition aux matériaux.
Chaque facture de progrès sur un travail de construction doit être une facture appropriée à part entière.

Obtenir le paiement : e-Transfer, cartes et conditions

Les clients canadiens paient différemment des Américains. Votre configuration de facturation doit en tenir compte.

L'e-Transfer est le mode par défaut pour les clients résidentiels et de nombreux petits clients commerciaux.
Les paiements par carte vous coûtent environ 2,4 % à 3 % plus des frais par transaction.
Les travaux de service résidentiels sont dus à l'achèvement.

Exemple travaillé : un travail de 4 800 $ en Ontario, au centime près

Prenez l'électricien de l'ouverture. Cette fois, faites-le correctement. Le travail est une mise à niveau de panneau résidentiel de 100 ampères à 200 ampères à Mississauga, Ontario, au prix de 4 800 $ avant taxes, avec un dépôt de 30 % à la signature.

Québec : factures en français et QST

Si vous travaillez au Québec, deux choses sont différentes.

La province administre sa propre QST à 9,975 %, calculée sur le prix avant GST.
La Charte de la langue française exige que les factures soient disponibles en français.

Tenue de dossiers : six ans, et les photos comptent

L'ARC exige que vous conserviez des dossiers, y compris des factures, pendant six ans à partir de la fin de la dernière année fiscale à laquelle elles se rapportent.

Ce que le logiciel de facturation pour entrepreneurs devrait faire au Canada

Vous avez maintenant vu toutes les règles qui comptent. Voici la liste de contrôle pour les acheteurs qui en découle, rédigée pour une entreprise de une à cinq personnes.

Gestion des taxes par travail basée sur l'adresse du travail, pas un taux unique.
Demandes de dépôt qui ne sont pas des factures fiscales, avec le dépôt crédité sur la vraie facture.
Enregistrement des paiements partiels pour les e-Transfers multi-jours.

Ce que les grandes plateformes se trompent pour les entrepreneurs canadiens

La plupart des plateformes de services sur le terrain d'entreprise ont été conçues pour des ateliers américains de 50 techniciens.

Configuration en un après-midi

Un entrepreneur solo peut facturer correctement d'ici le dîner. Voici l'ordre.

Confirmez votre statut d'inscription.
Configurez votre taxe par province par défaut.
Rédigez votre modèle de facture.

Commencez l'essai

Vous savez que la facture papier vous coûte : en taxes que vous ne pouvez pas prouver, en horloges de 28 jours qui ne commencent jamais, en limites d'e-Transfer de 3 000 $ que vous suivez dans votre tête.

FAQ

Que nécessite l'ARC sur une facture d'entrepreneur au Canada ?

Si vous êtes inscrit pour le GST/HST, votre facture doit contenir votre nom commercial, la date de la facture et le total. Une fois que la facture dépasse le seuil intermédiaire de l'ARC, vous devez également inclure votre numéro d'entreprise à 9 chiffres avec le suffixe du programme RT0001, le montant de GST/HST facturé ou une déclaration indiquant qu'il est inclus, et quels articles sont imposables. Sur les factures plus importantes, vous ajoutez le nom du client, une description du travail et les conditions de paiement. Les factures d'entrepreneurs se retrouvent presque toujours dans la catégorie supérieure, donc construisez chaque facture comme si c'était le cas. Votre logiciel devrait imprimer tout cela par défaut afin que vous n'ayez jamais à vous en souvenir.

Dois-je facturer le GST/HST en tant que petit entrepreneur au Canada ?

Pas tant que vous ne dépassez pas le seuil de petit fournisseur : 30 000 $ de ventes imposables au cours d'un trimestre civil unique ou sur quatre trimestres consécutifs. En dessous de cela, vous pouvez rester non inscrit et ne pas facturer de taxe, mais vous ne pouvez pas non plus réclamer de crédits de taxe à l'entrée sur les outils, les matériaux ou votre camion. La plupart des entrepreneurs dépassent 30 000 $ dans leurs premiers mois de travail réel, et beaucoup s'inscrivent volontairement dès le premier jour afin de pouvoir récupérer la taxe sur les achats de démarrage. Une fois que vous dépassez la limite dans un trimestre unique, vous devez facturer la taxe sur la vente qui vous a fait dépasser, donc surveillez le chiffre chaque mois.

Quel taux de GST/HST dois-je facturer pour un travail dans une autre province ?

Pour les travaux sur des biens réels, le taux suit la propriété, pas votre bureau. Un plombier basé à Gatineau qui effectue un travail à Ottawa facture 13 % de HST de l'Ontario pour ce travail. Retournez de l'autre côté de la rivière et le prochain travail est soumis à 5 % de GST plus 9,975 % de QST. Un outil qui applique le taux de l'adresse du travail, plutôt que celui de votre profil d'entreprise, le fait automatiquement. Si vous effectuez régulièrement des travaux hors province, assurez-vous que votre logiciel de facturation prend en charge les taux de taxe par travail et les rapporte séparément pour votre déclaration.

Comment fonctionnent les retenues de construction sur une facture en Ontario ?

En vertu de la Loi sur la construction de l'Ontario, le payeur retient 10 % de la valeur des services et des matériaux fournis jusqu'à l'expiration de la période de privilège, qui est de 60 jours après la publication du certificat de performance substantielle ou après l'achèvement ou l'abandon du contrat. Votre facture montre le montant brut, la retenue de 10 % déduite, et le montant net maintenant payable. Le GST/HST sur la partie retenue n'est généralement pas payable tant que la retenue n'est pas libérée ou due, donc ne le remettez pas trop tôt. Lorsque la période de privilège se termine, vous émettez une facture de libération de retenue séparée pour le montant retenu plus sa taxe.

Qu'est-ce qu'une facture appropriée selon les règles de paiement rapide de l'Ontario ?

Une facture appropriée est une facture écrite qui contient le nom et l'adresse de l'entrepreneur, la date et la période couverte, l'autorité sous laquelle le travail a été effectué (le contrat ou un ordre de changement), une description des services et des matériaux, le montant payable et les conditions de paiement, ainsi que le nom et les coordonnées de la personne à payer. Elle doit également répondre à toute exigence supplémentaire dans votre contrat. Une fois que le propriétaire reçoit une facture appropriée, il a 28 jours pour payer ou 14 jours pour envoyer un avis de non-paiement. Si votre facture manque un élément, l'horloge ne commence pas, c'est pourquoi les modèles sont importants.

Le GST/HST est-il facturé sur un dépôt ?

En général non, pas lorsque vous le recevez. En vertu de la Loi sur la taxe d'accise, un dépôt n'est pas considéré comme une contrepartie tant qu'il n'est pas appliqué au prix, donc la taxe devient payable lorsque vous appliquez le dépôt contre la facture finale ou de progrès, ou si le client le perd. Votre demande de dépôt doit indiquer clairement qu'il s'agit d'un dépôt vers le prix du contrat, et votre facture finale doit montrer le montant imposable total, la taxe sur le montant total, puis le dépôt comme un crédit. Confirmez le traitement avec votre comptable, car la façon dont vous formulez le dépôt change la réponse.

Puis-je facturer des frais de retard sur les factures d'entrepreneur au Canada ?

Oui, si le client y a consenti avant le début des travaux, idéalement sur l'estimation signée. Deux règles fédérales sont importantes. La Loi sur l'intérêt stipule que si vous indiquez un taux par mois sans également indiquer le taux annuel équivalent, un tribunal n'appliquera que 5 % par an, donc écrivez 1,5 % par mois (18 % par an). Le Code criminel plafonne l'intérêt à un taux criminel, qui a été abaissé à 35 % APR à compter de janvier 2025. Gardez les frais de retard modestes, indiquez-les sur chaque estimation et facture, et utilisez-les principalement comme un rappel plutôt que comme une ligne de revenu.

Combien devrait coûter un logiciel de facturation pour un entrepreneur solo au Canada ?

Un entrepreneur solo ne devrait pas payer plus que le coût d'un petit appel de service par mois pour un logiciel. Les outils de services sur le terrain et de facturation conçus pour des entreprises de grande taille coûtent entre 100 $ et 400 $ par mois ou plus une fois que vous ajoutez des utilisateurs, et facturent souvent en USD avec des contrats annuels. Un outil à 12 $ par utilisateur par mois avec des estimations, une signature électronique, la facturation, le paiement en ligne, la gestion du GST/HST, des photos et la synchronisation avec QuickBooks couvre ce dont un atelier de une à cinq personnes a besoin. Faites attention à savoir si le prix est en CAD ou en USD, s'il y a des frais d'installation, et si vous pouvez annuler mois par mois.

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