Logiciel de facturation pour entrepreneurs au Canada : Règles de la CRA 2026

Factures d'entrepreneurs canadiens : TPS/TVH par province, seuil de 30 000 $, retenues, paiement rapide, dépôts, frais de retard. Réglez tout pour 12 $ par siège.

La ligne de 624 $ que la plupart des entrepreneurs se trompent

Un électricien résidentiel à Mississauga termine une mise à niveau de panneau de 200 ampères, rédige 4 800 $ sur une facture papier et la remet au propriétaire. Pas de numéro d'entreprise. Pas de TPS/TVH indiquée. Juste "4 800 $, taxes comprises." Le propriétaire paie par virement électronique sur deux jours en raison d'une limite quotidienne, l'électricien le dépose, et tout le monde passe à autre chose.

Trois problèmes viennent de se produire. L'ARC a des règles concernant ce que doit contenir la facture d'un inscrit, et celle-ci n'en montre presque aucune. L'électricien n'a pas de dossier clair sur combien de ces 4 800 $ doit être remis en TPS/TVH (c'est 552,21 $ si la taxe était comprise, ou 624 $ si elle aurait dû être ajoutée en plus). Et si le propriétaire conteste un jour le travail, il n'y a pas d'estimation signée, pas de conditions de paiement, et pas de photos horodatées pour soutenir la facture.

Le logiciel de facturation pour entrepreneurs à travers le Canada doit résoudre trois choses à la fois : vous maintenir en conformité avec l'ARC, vous faire payer à temps selon les règles provinciales de paiement rapide et de privilège, et le faire depuis votre téléphone parce que vous êtes dans un vide sanitaire, pas à un bureau. Ce guide couvre les règles que les entrepreneurs canadiens se trompent, passe en revue une facture complète de l'Ontario calculée au cent près, et se termine par ce qu'il faut rechercher dans un logiciel lorsque vous êtes une opération à un camion ou une équipe de cinq.

TPS/TVH sur les factures : ce que l'ARC exige réellement

Commencez par la partie qui est auditée. Si vous êtes inscrit à la TPS/TVH, l'ARC précise ce que votre facture doit contenir, et les exigences augmentent avec le montant total de la facture.

### Les trois niveaux

L'ARC regroupe les exigences de facturation par le montant total de la vente. Les seuils ont été augmentés en 2021, et la forme approximative aujourd'hui est :

- Petites ventes (sous le seuil le plus bas) : votre nom commercial ou de trading, la date de la facture, et le montant total payé ou à payer. - Ventes de niveau intermédiaire : tout ce qui précède plus votre numéro d'inscription à la TPS/TVH (votre numéro d'entreprise à 9 chiffres suivi de RT0001), le montant total de la TPS/TVH facturée, ou une déclaration claire que le prix inclut la taxe, et une indication des articles qui sont imposables lorsque certains ne le sont pas. - Ventes plus importantes : tout ce qui précède plus le nom du destinataire (ou nom commercial), une description des biens et services suffisante pour les identifier, et les conditions de paiement.

Vérifiez les montants de seuil actuels de l'ARC avant de définir votre modèle, car ils ont changé auparavant. Pour un entrepreneur, la réponse pratique est simple : presque chaque facture que vous rédigez est une vente plus importante. Créez un modèle qui inclut chaque élément et utilisez-le pour tout, y compris l'appel de service de 180 $.

### Montrez la taxe séparément, à chaque fois

"Taxes comprises" est légal dans le sens où vous pouvez indiquer que la TPS/TVH est incluse dans le prix. C'est une mauvaise pratique pour un entrepreneur. Vos clients commerciaux ont besoin du montant de la taxe pour réclamer leurs crédits de taxe sur les intrants, et un client qui ne peut pas réclamer de CTI sur votre facture vous demandera de la réémettre. Votre comptable en a besoin pour remplir la ligne 105 de votre déclaration sans recalculer chaque travail. Montrez le sous-total avant taxe, la taxe comme sa propre ligne avec le taux, et le total.

### Taux par province en 2026

Le Canada n'a pas une seule taxe de vente. Votre logiciel de facturation doit gérer toutes celles-ci, et il doit choisir la bonne pour chaque travail, pas par entreprise :

- Ontario : 13 % de TVH. - Nouveau-Brunswick, Terre-Neuve-et-Labrador, Île-du-Prince-Édouard : 15 % de TVH. - Nouvelle-Écosse : 14 % de TVH, après que la province a réduit son taux de 15 % le 1er avril 2025. - Alberta, Yukon, Territoires du Nord-Ouest, Nunavut : 5 % de TPS seulement. - Colombie-Britannique : 5 % de TPS plus 7 % de TVP, administrée séparément par la province. - Saskatchewan : 5 % de TPS plus 6 % de TVP. - Manitoba : 5 % de TPS plus 7 % de RST. - Québec : 5 % de TPS plus 9,975 % de TVQ, administrée par Revenu Québec, avec un numéro d'inscription à la TVQ distinct qui doit également apparaître sur la facture.

Les provinces de la TVP sont là où les entrepreneurs trébuchent. En Colombie-Britannique, par exemple, la TVP s'applique généralement aux matériaux que vous vendez et à certains services liés aux biens, mais le travail d'installation de matériaux dans un bien immobilier est traité différemment d'une vente au détail des mêmes matériaux. La Saskatchewan applique la TVP à la plupart des services de construction. Le Manitoba a ses propres règles. Si vous travaillez dans une province de TVP, obtenez un avis écrit de votre comptable sur la manière de détailler vos factures, puis configurez vos modèles logiciels pour correspondre. Un outil qui vous permet de marquer des lignes individuelles comme imposables ou non, et d'appliquer plus d'une taxe à une ligne, est le minimum.

### Lieu de fourniture : l'adresse du travail décide

Pour les services liés à un bien immobilier, le taux de TPS/TVH est déterminé par l'emplacement du bien. C'est un avantage pour les entrepreneurs, car c'est facile à appliquer : le taux suit l'adresse du travail. Un installateur de CVC à Lloydminster, une ville qui chevauche la frontière entre l'Alberta et la Saskatchewan, facture 5 % du côté de l'Alberta et 5 % de TPS plus 6 % de TVP du côté de la Saskatchewan. Un plombier de Gatineau travaillant à Ottawa facture 13 % de TVH pour ce travail, puis 5 % de TPS plus 9,975 % de TVQ pour le prochain travail chez lui.

C'est la raison la plus forte d'utiliser un logiciel qui stocke une adresse de travail et applique la taxe en fonction de celle-ci. Un outil avec un taux de taxe unique pour l'ensemble de l'entreprise se trompera à chaque fois pour le travail hors province, et l'erreur s'accumule silencieusement jusqu'à ce que votre déclaration ne se réconcilie pas.

Le seuil de 30 000 $ pour les petits fournisseurs

Vous n'avez pas à vous inscrire à la TPS/TVH tant que vos ventes imposables ne dépassent pas 30 000 $ dans un seul trimestre civil ou sur quatre trimestres civils consécutifs. En dessous de ce seuil, vous êtes un petit fournisseur : vous ne facturez pas de taxe et vous ne réclamez pas de crédits de taxe sur les intrants.

Voici ce que les entrepreneurs se trompent à ce sujet.

### Il s'agit des ventes imposables mondiales, pas du bénéfice

Les 30 000 $ représentent des revenus, avant de soustraire les matériaux, le carburant ou quoi que ce soit d'autre. Un homme à tout faire qui facture 2 600 $ par mois dépasse 30 000 $ au douzième mois. Un peintre solo qui décroche un contrat extérieur de 18 000 $ et un contrat intérieur de 14 000 $ au cours du même trimestre le dépasse dans ce trimestre.

### Dépasser en un trimestre a un effet immédiat

Si vous dépassez 30 000 $ au cours d'un seul trimestre civil, vous cessez d'être un petit fournisseur immédiatement. La vente qui vous a fait dépasser ce seuil est imposable, et vous devez vous inscrire dans les 29 jours suivant ce jour. Si vous dépassez sur quatre trimestres consécutifs à la place, vous avez jusqu'à la fin du mois suivant le trimestre où vous avez dépassé. Dans tous les cas, il n'y a pas de période de grâce où vous continuez à ne pas facturer de taxe. Votre logiciel devrait vous montrer un total de revenus sur quatre trimestres glissants sur un tableau de bord afin que vous puissiez le prévoir, car l'ARC ne vous rappellera pas.

### La plupart des entrepreneurs devraient s'inscrire dès le premier jour

S'inscrire volontairement en dessous de 30 000 $ signifie facturer la taxe, ce qui semble être un désavantage par rapport aux concurrents non enregistrés. En pratique, ce n'est que rarement le cas. Vos clients commerciaux récupèrent la taxe de toute façon grâce à leurs propres crédits de taxe sur les intrants, donc cela ne les dérange pas. Vos clients résidentiels s'attendent à une taxe sur une facture de services. Et vous pouvez réclamer des crédits de taxe sur les intrants pour votre camion, vos outils, votre téléphone, votre logiciel et vos matériaux dès le départ. Un opérateur solo qui dépense 25 000 $ en équipements et matériaux de démarrage en Ontario laisse environ 2 900 $ de TPS récupérable sur la table en restant non enregistré.

### La méthode simplifiée

Une fois inscrit, les entrepreneurs ayant des ventes imposables annuelles inférieures à 400 000 $ peuvent opter pour la méthode simplifiée, où vous remettez un pourcentage réduit de vos ventes incluant la taxe au lieu de suivre chaque crédit de taxe sur les intrants. Cela simplifie la comptabilité et laisse souvent un peu plus d'argent dans votre poche si vos coûts de matériaux sont faibles par rapport à la main-d'œuvre. C'est moins avantageux si vous achetez beaucoup de matériaux. Demandez à votre comptable, et si vous l'optez, assurez-vous que votre logiciel de facturation affiche toujours la taxe complète aux clients, car la méthode simplifiée change ce que vous remettez, pas ce que vous facturez.

Retenues et paiement rapide : les règles de la construction

Si vous effectuez des travaux de construction commerciaux ou résidentiels de toute taille, la législation provinciale sur les privilèges modifie la façon dont vous facturez. C'est là que de nombreux bons entrepreneurs perdent de l'argent en rédigeant des factures comme ils le feraient pour un appel de service.

### La retenue de 10 %

Chaque province a une législation sur les privilèges, et chacune d'elles exige que le payeur retienne un pourcentage de la valeur des travaux effectués, afin que les sous-traitants et fournisseurs non payés aient un fonds contre lequel réclamer. Dans la plupart des provinces, y compris l'Ontario, la Colombie-Britannique, l'Alberta et la Saskatchewan, cette retenue est de 10 %.

En vertu de la Loi sur la construction de l'Ontario, le propriétaire (ou l'entrepreneur général, si vous êtes un sous-traitant) retient 10 % de la valeur des services et des matériaux jusqu'à l'expiration de la période de privilège. En Ontario, la période de privilège est de 60 jours après la publication du certificat de performance substantielle, ou après l'achèvement ou l'abandon du contrat si aucun certificat n'est publié. La Loi sur le paiement rapide et les privilèges de l'Alberta utilise 60 jours pour la plupart des travaux et 90 jours pour le béton.

Ce que cela signifie pour votre facture : vous facturez la valeur brute, montrez la retenue de 10 % déduite, et montrez le montant net à payer maintenant. Ensuite, lorsque la période de privilège expire, vous envoyez une facture de libération de retenue séparée pour les 10 %. Si vous facturez le montant total sans ligne de retenue sur un travail où la Loi s'applique, le client le déduira de toute façon (et maintenant vos créances ne correspondent pas à vos factures) ou le paiera en totalité et s'expose à des réclamations de privilège, ce qui est leur problème jusqu'à ce que cela devienne un litige qui retarde votre paiement final.

### La TPS/TVH sur les retenues est différée

Celle-ci permet d'économiser de l'argent. En vertu de la Loi sur la taxe d'accise, lorsque une partie de la contrepartie est retenue en vertu de la loi fédérale ou provinciale ou d'un contrat écrit, la taxe sur cette partie retenue n'est pas payable avant le jour où la retenue est payée ou le jour où elle devient payable, selon la première éventualité. Sur un contrat de 50 000 $ en Ontario, cela représente 650 $ de TPS que vous ne remettez pas tant que la retenue n'est pas libérée, ce qui peut prendre des mois. Facturez la retenue avec sa taxe sur la facture de libération, pas sur l'original. Confirmez avec votre comptable, et assurez-vous que votre logiciel peut facturer la retenue comme un document séparé plutôt que de vous obliger à falsifier un élément de ligne.

### Paiement rapide : 28 jours, 7 jours, 14 jours

L'Ontario a introduit le paiement rapide en 2019. L'Alberta a suivi en 2022, la Saskatchewan en 2022, et la Loi fédérale sur le paiement rapide pour les travaux de construction s'applique aux projets du gouvernement fédéral. D'autres provinces en sont à différents stades, alors vérifiez la vôtre. Les règles de l'Ontario fonctionnent comme suit :

- L'entrepreneur soumet une "facture appropriée" au propriétaire. Le propriétaire doit payer dans les 28 jours suivant sa réception. - Si le propriétaire conteste tout ou partie de celle-ci, il doit délivrer un avis de non-paiement dans les 14 jours, en indiquant le montant et les raisons. - Une fois que l'entrepreneur est payé, il doit payer ses sous-traitants dans les 7 jours. Les sous-traitants paient leurs sous-traitants dans les 7 jours suivant cela. - Les litiges peuvent être envoyés à une adjudication accélérée par l'ODACC, l'Ontario Dispute Adjudication for Construction Contracts, avec une décision généralement dans environ six semaines.

Le hic est la phrase "facture appropriée". Le compte à rebours de 28 jours commence lorsque le propriétaire reçoit une facture contenant tous les éléments requis : votre nom et adresse, la date et la période couverte par la facture, l'autorité sous laquelle le travail a été effectué (numéro de contrat, ordre de changement), une description des services et des matériaux, le montant à payer et les conditions, le nom et les coordonnées pour le paiement, et tout autre élément que votre contrat spécifie. Si vous manquez un élément, la facture n'est pas appropriée, le compte à rebours ne commence pas, et vous avez donné à un payeur lent une prolongation gratuite.

Une facture de progrès mensuelle sur un travail commercial devrait être construite à partir d'un modèle qui a déjà tous les champs. Ce n'est pas un luxe. C'est la différence entre une créance de 28 jours et une de 75 jours.

Dépôts, facturation progressive et ordres de changement

Les entrepreneurs résidentiels vivent des dépôts et des avances progressives. Maîtrisez les mécanismes et le flux de trésorerie suit.

### Dépôts

Un dépôt vous protège contre un client qui annule après que vous ayez commandé un four à 3 200 $. La pratique standard pour les travaux résidentiels varie de 10 % à 50 % selon le métier et l'exposition aux matériaux, avec 25 % à 30 % courants pour des travaux entre 2 000 $ et 15 000 $. Certaines provinces réglementent les dépôts sur certains contrats de consommation (par exemple, la Loi sur la protection du consommateur du Québec et la Loi sur la protection du consommateur de l'Ontario ont des règles sur l'annulation et les remboursements pour certains contrats de services à domicile), donc vos conditions de dépôt devraient figurer sur une estimation signée avant que vous ne preniez de l'argent.

Le point de taxation est important. Un dépôt n'est pas considéré comme une contrepartie aux fins de la TPS/TVH tant qu'il n'est pas appliqué au prix, donc vous ne remettez généralement pas de taxe lorsque le dépôt est reçu. Lorsque vous émettez la facture à laquelle il s'applique, cette facture montre le montant imposable total et la taxe, avec le dépôt crédité contre le total. Si un client renonce à un dépôt, le montant perdu est considéré comme incluant la taxe et vous devez en faire le versement. Un logiciel qui gère cela correctement émet une demande de dépôt (pas une facture fiscale), puis montre le dépôt comme un crédit sur la vraie facture, avec la taxe calculée sur l'ensemble du travail.

### Facturation progressive

Pour un travail qui dure plus de deux ou trois semaines, facturez par étapes : dépôt à la signature, une avance à l'encadrement, une avance à la pose de plaques de plâtre ou à l'étanchéité, et un final à l'achèvement. Le pourcentage par étape doit suivre la valeur du travail réalisé, pas une répartition égale, car vos coûts sont concentrés au début. Une répartition de 30/30/30/10 sur une salle de bain à 20 000 $ vous expose à un final de 2 000 $ que le client considère comme une négociation.

Chaque facture d'avancement sur un chantier de construction doit être une facture propre en soi, et si la Loi sur la construction s'applique, chacune d'elles comporte sa propre ligne de retenue de 10 %. Votre logiciel devrait être capable de diviser une estimation approuvée en plusieurs factures, de garder le total en cours par rapport à la valeur du contrat, et de montrer au client où il en est.

### Ordres de changement

Chaque ordre de changement est une nouvelle autorité pour le travail, ce qui est important pour le paiement rapide, et un nouveau montant imposable, ce qui est important pour l'ARC. Le mode de défaillance consiste à effectuer 1 400 $ de travail supplémentaire sur un OK verbal et ensuite à en discuter lors de la facture finale. Rédigez le changement, évaluez-le, obtenez une signature par téléphone, et facturez-le soit seul, soit comme une ligne clairement étiquetée sur la prochaine facture d'avancement. Un opérateur solo avec un outil qui fait des signatures électroniques sur site clôt les ordres de changement en deux minutes et n'a jamais de discussion.

Être payé : e-Transfert, cartes et conditions

Les clients canadiens paient différemment des Américains. Votre configuration de facturation devrait en tenir compte.

### E-Transfert Interac

L'e-Transfert est le mode par défaut pour les clients résidentiels et de nombreux petits clients commerciaux. C'est peu coûteux (souvent gratuit à recevoir sur un compte professionnel, ou un dollar environ par transaction) et cela se règle rapidement. Le problème, ce sont les limites. Les limites d'envoi sont fixées par chaque banque et se situent généralement entre 3 000 $ et 10 000 $ par jour pour les comptes personnels, avec des plafonds hebdomadaires et mensuels en plus. La réception est souvent limitée à environ 25 000 $ par transaction. L'e-Transfert Interac pour les entreprises prend en charge des montants plus élevés, mais votre client doit avoir ce produit de son côté.

Ainsi, une facture de 5 424 $ payée par e-Transfert depuis un compte personnel arrive souvent sous forme de deux ou trois transferts sur deux ou trois jours. Votre logiciel de facturation doit gérer les paiements partiels de manière claire : enregistrez chacun, montrez le solde restant, et marquez la facture comme payée uniquement lorsque le dernier transfert est reçu. Activez le dépôt automatique sur votre compte professionnel afin de ne pas accepter de questions de sécurité toute la journée.

### Paiements par carte

Les paiements par carte vous coûtent environ 2,4 % à 3 % plus des frais par transaction, soit environ 135 $ à 165 $ sur une facture de 5 424 $. Cela fait mal. Cela vous permet également d'être payé le même jour, de n'importe où, sans limite quotidienne, et cela permet à un client de mettre un four de 9 000 $ sur une carte qu'il paiera au fil du temps plutôt que de vous dire qu'il doit "attendre le jour de paie". Offrez les deux. Mettez le lien de la carte sur la facture et laissez le client choisir. De nombreux entrepreneurs proposent la carte pour les dépôts et les petites factures de service et orientent les plus gros paiements vers l'e-Transfert ou le chèque.

La facturation des paiements par carte est autorisée au Canada depuis fin 2022 (sauf au Québec), sous réserve des règles et plafonds des réseaux de cartes. La plupart des entrepreneurs résidentiels ne facturent pas de frais supplémentaires car cela semble mesquin sur un appel de service à 220 $. Certains entrepreneurs commerciaux ajoutent des frais divulgués sur les gros paiements par carte. Quoi qu'il en soit, divulguez-le sur la facture avant que le client ne paie.

### Conditions de paiement et frais de retard

Les travaux de service résidentiels sont dus à l'achèvement. Indiquez-le sur la facture : "Dû à la réception." Les travaux commerciaux sont généralement nets à 30 jours, et selon les règles de paiement rapide en Ontario, en Alberta et en Saskatchewan, 28 jours à partir d'une facture appropriée est la loi, peu importe ce que préfère le service des comptes créditeurs du client.

Les frais de retard ne sont exécutoires que s'ils ont été convenus avant le travail, ce qui signifie qu'ils doivent figurer sur votre estimation, pas seulement sur votre facture. Deux règles fédérales régissent la façon dont vous les rédigez. La section 4 de la Loi sur les intérêts stipule que si vous indiquez un intérêt à un taux pour une période inférieure à un an sans indiquer le taux annuel équivalent, le maximum qu'un tribunal appliquera est de 5 % par an. Donc, "1,5 % par mois" seul vous donne 5 %. "1,5 % par mois (18 % par an)" vous donne 18 %. Et le taux d'intérêt criminel du Code criminel, qui était de 60 % par an pendant des décennies, a été abaissé à 35 % APR à compter du 1er janvier 2025. Personne ne devrait être proche de cela, mais une clause "5 % par mois" composée sur un ancien modèle peut y parvenir plus rapidement que vous ne le pensez.

Exemple travaillé : un travail de 4 800 $ en Ontario, au cent près

Prenez l'électricien de l'ouverture. Cette fois, faites-le correctement. Le travail consiste en une mise à niveau de panneau résidentiel de 100 ampères à 200 ampères à Mississauga, Ontario, au prix de 4 800 $ avant taxes, avec un acompte de 30 % à la signature.

### L'estimation (signée par téléphone)

- Main-d'œuvre : 2 électriciens, 1 jour, 2 400 $ - Matériaux : panneau 200A, disjoncteurs, câble de service, socle de compteur, mise à la terre, 1 900 $ - Permis et inspection de l'ESA : 500 $ - Sous-total : 4 800,00 $ - HST 13 % : 624,00 $ - Total : 5 424,00 $ - Acompte dû à la signature (30 % du prix du contrat) : 1 440,00 $ - Conditions : solde dû à l'achèvement. Les paiements tardifs portent intérêt à 1,5 % par mois (18 % par an).

La demande d'acompte n'est pas une facture fiscale. Elle fait référence à l'estimation signée, indique "acompte sur le prix du contrat" et ne montre pas l'HST comme facturé, car le point de taxation n'est pas encore arrivé. Le propriétaire envoie par e-Transfer 1 440 $.

### La facture finale (résidentielle, sans retenue)

Les travaux d'amélioration résidentielle de ce type sont généralement en dehors des mécanismes de retenue que vos clients commerciaux appliquent, donc la facture finale est simple :

- Sous-total : 4 800,00 $ - HST 13 % (numéro d'entreprise 123456789 RT0001) : 624,00 $ - Total : 5 424,00 $ - Moins l'acompte reçu : (1 440,00 $) - Solde dû à la réception : 3 984,00 $

Ce solde de 3 984 $ dépasse la limite quotidienne typique de 3 000 $ pour les e-Transfers, donc le propriétaire envoie soit deux transferts (3 000 $ aujourd'hui, 984 $ demain) soit paie par carte. S'ils paient par carte à 2,9 % plus 30 cents, les frais s'élèvent à environ 115,84 $. Les outils de l'électricien enregistrent deux e-Transfers partiels ou un paiement par carte et marquent la facture comme payée dans les deux cas.

L'HST à remettre pour ce travail est de 624,00 $, et il est entièrement payable à la date de la facture finale, car la taxe de l'acompte est devenue exigible lorsque l'acompte a été appliqué.

### Le même travail en tant que sous-contrat en vertu de la Loi sur la construction

Supposons maintenant que les mêmes 4 800 $ de travail soient un sous-contrat pour un petit aménagement commercial, et que l'entrepreneur général applique la Loi sur la construction de l'Ontario. La facture change de forme :

- Valeur des services et des matériaux pour cette période : 4 800,00 $ - Moins 10 % de retenue statutaire : (480,00 $) - Valeur nette payable pour cette période : 4 320,00 $ - HST 13 % sur la valeur nette : 561,60 $ - Montant payable maintenant : 4 881,60 $ - Moins l'acompte reçu : (1 440,00 $) - Solde dû dans les 28 jours suivant la réception de cette facture appropriée : 3 441,60 $

La facture comporte également la référence de travail et de contrat de l'entrepreneur général, la période couverte, le nom et l'adresse du sous-traitant, ainsi que les coordonnées de paiement, ce qui en fait une facture appropriée et le délai de 28 jours commence à la réception.

Soixante jours après la publication du certificat de performance substantielle, le sous-traitant envoie une facture de libération de retenue :

- Retenue libérée : 480,00 $ - HST 13 % : 62,40 $ - Total dû : 542,40 $

Le total de l'HST sur les deux factures est toujours de 624,00 $. La différence réside dans le timing : 561,60 $ est remis dans la période de la facture principale, et 62,40 $ dans la période où la retenue est libérée. Sur un travail de 4 800 $, c'est un petit report. Sur un travail de 180 000 $, c'est 2 340 $ d'HST qui reste dans votre compte pendant quelques mois au lieu de celui de l'ARC.

Un modèle de facture d'entrepreneur avec une ligne de retenue, une ligne de crédit d'acompte et une ligne de taxe séparée est la structure minimale pour reproduire cela. Un logiciel capable de générer la facture de libération à partir de l'original d'un simple tapotement est la version qui ne vous coûte pas un samedi.

Québec : factures en français et QST

Si vous travaillez au Québec, deux choses sont différentes.

Tout d'abord, la taxe. Le Québec administre sa propre QST à 9,975 %, calculée sur le prix avant la TPS, et il administre également la TPS fédérale au nom de l'ARC pour les entreprises québécoises. Vous vous inscrivez auprès de Revenu Québec, et vos factures affichent à la fois votre numéro de TPS et votre numéro de QST, avec la TPS et la QST comme lignes séparées. Une facture québécoise pour 1 000 $ de travaux montre 50,00 $ de TPS, 99,75 $ de QST, et un total de 1 149,75 $.

Deuxièmement, la langue. La Charte de la langue française, renforcée par le projet de loi 96 en 2022, exige que les factures, reçus et documents commerciaux similaires soient disponibles en français. Ils peuvent être bilingues, mais la version française doit être au moins aussi proéminente que toute autre langue. Un entrepreneur à Gatineau qui facture uniquement en anglais n'est pas conforme, et un client ou l'Office québécois de la langue française peut s'opposer. Votre logiciel devrait être capable de rendre la facture en français (articles, titres, conditions et page de paiement) sans que vous ayez à maintenir deux modèles. C'est un domaine où les outils conçus aux États-Unis échouent discrètement les entrepreneurs canadiens : l'application est uniquement en anglais et il n'y a pas de plan pour y remédier.

Tenue de dossiers : six ans, et les photos comptent

L'ARC exige que vous conserviez des dossiers, y compris des factures, pendant six ans à partir de la fin de la dernière année fiscale à laquelle ils se rapportent. Les autorités fiscales provinciales et les conseils de la CSPAAT ont des attentes similaires. Du papier dans un classeur dans le garage respecte la lettre de la règle et échoue à l'esprit de celle-ci la première fois que vous devez retrouver une facture de 2022 en urgence.

Un logiciel qui conserve chaque estimation, facture, paiement et ordre de changement signé attaché à un dossier de travail, exportable en masse, est ce que "tenir des dossiers" devrait signifier en 2026. Ajoutez les photos du travail. Une photo horodatée et géolocalisée du panneau avant et après, stockée sur le même dossier que la facture, fait deux choses : elle gagne le litige avec un propriétaire qui dit que le travail n'a jamais été fait, et elle soutient la facture lorsqu'un inspecteur de l'ESA ou un assureur demande. L'entrepreneur qui a une photo de l'ancien panneau avec la date dessus n'a pas d'argument. L'entrepreneur qui n'en a pas a une date au tribunal des petites créances.

Ce que le logiciel de facturation pour entrepreneurs doit faire au Canada

Vous avez maintenant vu toutes les règles qui comptent. Voici la liste de contrôle pour les acheteurs qui en découle, rédigée pour un atelier de une à cinq personnes.

### Gestion des taxes

- Taux de taxe par travail basé sur l'adresse du travail, et non sur un taux unique pour toute l'entreprise. - Tous les taux canadiens disponibles dès la sortie de la boîte : 5 %, 13 %, 14 %, 15 %, et les combinaisons de TPS plus TVQ/TPS/TVH. - Drapeaux de taxation par ligne d'article, et la possibilité d'appliquer deux taxes à une ligne. - Numéro d'entreprise et numéro de TVQ imprimés automatiquement sur chaque facture. - Taxe affichée comme une ligne séparée, avec le taux, sur chaque facture. - Rapports qui totalisent la taxe collectée par taux et par période afin que votre déclaration prenne quelques minutes.

### Facturation de construction

- Demandes de dépôt qui ne sont pas des factures fiscales, avec le dépôt crédité sur la vraie facture. - Diviser une estimation approuvée en plusieurs factures d'avancement avec un total de contrat en cours. - Une ligne de retenue, et une facture de libération de retenue en un seul clic. - Tous les champs de facture appropriés sur le modèle par défaut : période, référence de contrat, contact de paiement. - Ordres de changement avec e-signature sur le téléphone.

### Recevoir des paiements

- Enregistrement de paiements partiels pour des e-transferts sur plusieurs jours. - Lien de paiement par carte en ligne sur chaque facture, avec des dépôts pouvant être collectés par carte. - Conditions de paiement et un frais de retard correctement formulé (taux mensuel plus équivalent annuel) imprimés sur les estimations et les factures. - Rappels automatiques à 7, 14 et 28 jours.

### Spécifique au Canada

- Tarification en CAD, facturée en CAD, afin que vous ne subissiez pas la dérive des taux de change sur un abonnement en USD. - Factures et pages de paiement en français pour le Québec. - Capture hors ligne, car l'Ontario rural, l'intérieur de la Colombie-Britannique et la plupart des Prairies ont des zones mortes et votre facture doit toujours être sauvegardée. - Conservation des enregistrements pendant six ans avec exportation en masse. - Synchronisation avec QuickBooks afin que votre comptable ne ressaisisse rien.

### Pour l'opérateur solo spécifiquement

- Fonctionne d'abord depuis le téléphone. Vous rédigez la facture en vous tenant dans la cuisine du client. - Pas de frais d'installation, pas de contrat annuel, pas de cours de formation. - Un prix qui inclut les estimations, l'e-signature, la facturation, les paiements, les photos et la planification, car un entrepreneur solo n'a pas le temps de rassembler quatre applications.

Ce que les grandes plateformes se trompent pour les entrepreneurs canadiens

La plupart des plateformes de service sur le terrain d'entreprise ont été conçues pour des ateliers américains de 50 techniciens. Elles facturent entre 100 $ et 400 $ par utilisateur par mois, souvent en USD, sur des contrats annuels, avec des frais d'intégration en sus. Pour un opérateur solo canadien, c'est une décision de 2 000 $ à 6 000 $ par an avant l'échange, et la gestion des taxes est souvent une réflexion après coup : un taux unique pour toute l'entreprise, pas de TVQ, pas de français, pas de ligne de retenue, et "taxe incluse" comme seule alternative à son affichage.

Elles facturent autant parce qu'elles le peuvent. L'entreprise de CVC de 50 camions à Calgary peut l'absorber. L'électricien avec un camion à Sudbury ne peut pas, et n'a pas besoin de 90 % de ce que la plateforme propose.

La position de KaamCam est simple : 12 $ par siège par mois en termes favorables au CAD, de mois en mois, chaque fonctionnalité incluse, pas de frais d'installation, et un essai de 7 jours sans carte de crédit. Estimations avec e-signature, dépôts et factures d'avancement, paiements par carte en ligne, TPS/TVH par travail, français et anglais, photos de travail horodatées, planification, plans de service récurrents, un portail client, et synchronisation avec QuickBooks. Conçu pour l'atelier de une à trente personnes que les grandes plateformes surévaluent.

Si vous êtes électricien, la page logiciel de facturation électrique décrit le flux de travail depuis la ligne de permis de l'ESA jusqu'à la facture payée. Notre comparaison des meilleurs logiciels de facturation électrique pour 2026 couvre ce qu'il faut tester lors d'un essai. Et si vous choisissez un outil complet de service sur le terrain plutôt que juste la facturation, le guide des logiciels de service sur le terrain au Canada couvre la planification, les enregistrements WSIB et WCB, la saisonnalité hivernale, et le reste.

Configuration en un après-midi

Un entrepreneur solo peut facturer correctement d'ici le dîner. Voici l'ordre.

1. Confirmez votre statut d'enregistrement. Si vous dépassez 30 000 $ ou prévoyez de le faire, inscrivez-vous pour la TPS/TVH (et la TVQ si vous êtes au Québec) et obtenez votre numéro d'entreprise. Mettez-le dans le profil de votre entreprise dans le logiciel avec le suffixe RT0001. 2. Définissez votre taxe par défaut par province, et activez la taxe par travail selon l'adresse. Effectuez une facture test pour un travail dans la province et une pour un travail hors province et vérifiez la ligne de taxe. 3. Créez votre modèle de facture. Confirmez qu'il imprime votre nom et adresse d'entreprise, numéro d'entreprise, numéro de facture, date, période couverte, nom du client, description, sous-total, ligne de taxe avec taux, total, conditions, et contact de paiement. C'est la liste de facture appropriée plus la liste de l'ARC. Un modèle, utilisé pour tout. 4. Rédigez vos conditions de dépôt et de frais de retard une fois et mettez-les sur le modèle d'estimation : "Dépôt de 30 % dû à la signature. Solde dû à l'achèvement. Les soldes en retard portent intérêt à 1,5 % par mois (18 % par an)." 5. Activez les paiements en ligne et l'Autodeposit. Testez un paiement par carte de 1 $ à vous-même. 6. Créez trois ou quatre préréglages d'articles pour vos travaux les plus courants (appel de service, diagnostic, main-d'œuvre horaire, frais de permis) afin qu'une facture soit de quatre touches. 7. Si vous faites des travaux de construction, configurez une ligne de retenue et un flux de factures d'avancement, et faites passer une estimation test à travers le dépôt, un tirage, et une facture de libération. 8. Connectez QuickBooks, puis envoyez à votre comptable un échantillon de facture et demandez-lui de confirmer le mappage des taxes avant la fin du mois. 9. Prenez une photo avant lors de votre prochain travail, attachez-la au travail, et facturez à partir de l'enregistrement du travail afin que la photo, l'estimation, la signature, et la facture vivent ensemble.

Ensuite, arrêtez de le toucher. L'objectif d'un logiciel à 12 $ par siège est que vous passiez l'après-midi une fois et que vous ne pensiez plus jamais aux niveaux de facturation de l'ARC.

Commencez l'essai

Vous savez que la facture papier vous coûte : en taxes que vous ne pouvez pas prouver, en horloges de 28 jours qui ne commencent jamais, en limites d'e-Transfert de 3 000 $ que vous suivez dans votre tête. Configurez une facture canadienne appropriée une fois, sur le téléphone, et soyez payé plus rapidement pour le prochain travail.

Commencez votre essai gratuit de 7 jours, sans carte de crédit, ou voyez d'abord le tarif de 12 $ par siège. Chaque fonctionnalité est incluse, et vous pouvez annuler de mois en mois.

Retour au blogue | Commencer l'essai gratuit