Carnet de bord des alarmes incendie et dossiers de service : Guide UK

Un guide simple sur le carnet de bord des alarmes incendie, le journal des tests hebdomadaires, les journaux de tests d'éclairage d'urgence et le dossier de service qu'un ingénieur laisse après chaque visite, rédigé pour les installateurs britanniques et la personne responsable sur site.

Un registre des alarmes incendie est le document le plus ennuyeux d'un bâtiment et le premier que quiconque demande lorsque quelque chose ne va pas. L'agent de sécurité incendie le demande. L'assureur le demande. Le nouveau responsable des installations le demande dès le premier jour et découvre que la dernière entrée date de mars, écrite au stylo à bille, par quelqu'un qui est parti en avril. Si vous entretenez des alarmes incendie pour gagner votre vie, ou si vous êtes la personne responsable qui doit tenir cela à jour, ce guide concerne les enregistrements : ce qui doit figurer dans le registre des alarmes incendie, ce qu'enregistre le rapport de visite d'un technicien de maintenance, comment le registre des tests d'éclairage d'urgence s'intègre, et comment garder tout cela au même endroit sans qu'un classeur ne devienne détrempé dans une salle de machines.

Une chose d'abord, pour que personne ne soit confus sur ce que c'est. Il s'agit de conseils sur la tenue des registres rédigés par un fondateur de logiciel qui a passé beaucoup de temps avec des ingénieurs en sécurité incendie et leurs documents. Ce n'est pas un avis juridique et ce n'est pas un avis sur la sécurité incendie. Votre évaluation des risques d'incendie, votre personne compétente, la norme britannique qui s'applique à votre système et votre organisme de certification décident de ce que vos enregistrements doivent contenir. Je vous orienterai vers les sources officielles et vous indiquerai où j'ai pris des précautions.

Pourquoi le registre des alarmes incendie est plus important que quiconque ne le pense

En Angleterre et au Pays de Galles, la loi qui sous-tend la sécurité incendie au travail est l'Ordonnance de réforme réglementaire (sécurité incendie) de 2005. L'article 17 de l'Ordonnance stipule que la personne responsable doit s'assurer que les locaux et les installations, équipements et dispositifs de sécurité incendie sont "sous un système de maintenance approprié" et maintenus "en bon état de fonctionnement et en bon état". Vous pouvez le lire sur legislation.gov.uk. L'Écosse et l'Irlande du Nord ont leur propre législation sur la sécurité incendie, donc si vous travaillez à travers les frontières, vérifiez les règles pour chacune.

Remarquez ce que l'Ordonnance ne dit pas. Elle ne dit pas "remplissez un registre chaque jeudi". Le registre est la façon dont vous montrez que le "système de maintenance approprié" existe réellement. Sans enregistrements, un système entretenu et un système négligé se ressemblent exactement sur le papier. Les deux n'ont rien.

La page du gouvernement sur la sécurité incendie au travail explique qui est la personne responsable : un employeur, le propriétaire, le bailleur, un occupant, ou toute autre personne ayant le contrôle des locaux, comme un responsable des installations, un gestionnaire de bâtiment, un agent de gestion ou un évaluateur des risques. Leur travail est de réaliser une évaluation des risques d'incendie et de la revoir, d'informer le personnel des risques, de mettre en place et de maintenir des mesures de sécurité incendie, de planifier une urgence et de former les gens.

Ensuite, à partir du 1er octobre 2023, les changements apportés par la section 156 de la Loi sur la sécurité des bâtiments de 2022 ont renforcé les obligations de la personne responsable en Angleterre d'enregistrer les informations sur la sécurité incendie, y compris l'enregistrement complet de l'évaluation des risques d'incendie. Les services d'incendie et de secours, dont celui de Greater Manchester, ont informé les entreprises qu'elles devaient désormais enregistrer leurs arrangements de test et de maintenance par écrit. La direction est évidente. Plus d'écriture, pas moins.

Ainsi, le registre n'est pas de l'administration pour le plaisir. Pour la personne responsable, c'est la preuve que le devoir de maintenance est respecté. Pour le technicien de maintenance, c'est l'historique qui vous indique ce que ce système a fait depuis votre dernière visite. Et pour vous deux, c'est ce qui met fin à une dispute en trente secondes au lieu de trois semaines.

Voici le scénario dont j'entends le plus parler. Priya dirige une entreprise de sécurité incendie et de sécurité avec deux ingénieurs dans les West Midlands. L'alarme d'un client s'active à 2 heures du matin, les pompiers interviennent, et il s'avère qu'un détecteur dans une kitchenette a signalé des pannes pendant deux mois. Le site dit que personne ne leur a dit. L'ingénieur de Priya dit qu'il l'a signalé lors du dernier service. Qui a raison ? Celui qui l'a écrit, signé et peut le produire. Si la panne figure dans le registre avec une date, et dans le rapport de service avec la signature du client à côté de "remplacement recommandé du détecteur 2/14, devis à suivre", la conversation est courte. Si cela n'existe que dans la mémoire de l'ingénieur, ce n'est pas le cas.

Ce qui va dans un registre d'alarme incendie

Chaque registre que j'ai vu, des imprimés vendus par des fournisseurs spécialisés aux modèles Word publiés par les services locaux de pompiers et de secours, suit la même structure générale. La norme britannique BS 5839-1, le code de pratique pour les systèmes de détection d'incendie et d'alarme incendie dans les locaux non domestiques, comprend une section sur le registre et ce qu'il doit enregistrer. L'édition actuelle est la révision de 2025. Je ne vais pas reproduire ici la liste des clauses de la norme, car la norme est protégée par des droits d'auteur et parce que votre entrepreneur devrait travailler à partir du texte actuel, mais en pratique, un registre d'alarme incendie a généralement ces sections.

### Informations de base sur le système

L'avant du registre identifie normalement les locaux et le système :

- Nom et adresse des locaux, et qui est la personne responsable - Le nom et les coordonnées de la personne sur site qui s'occupe du système au quotidien - L'entreprise de maintenance des alarmes incendie, son numéro de contact et tout numéro d'urgence - La catégorie et le type de système tels que mentionnés dans les documents de conception et d'installation - Marque et emplacement du panneau, le nombre de zones, et où le plan de zone est affiché - Tout arrangement avec le centre de réception d'alarme et le numéro de référence pour le site - Où sont conservés les certificats d'installation, de mise en service et autres

Cela semble ennuyeux jusqu'à ce que vous soyez l'ingénieur lors d'une première visite sur un site où le panneau est dans un placard derrière la réception et le plan de zone est une photocopie de 2011. Dix minutes passées à remplir la première page économisent une heure à chaque visite future.

### Tests hebdomadaires

La majeure partie des registres est constituée de la page de test hebdomadaire. Date, heure, quel point d'appel a été activé, si l'alarme a retenti dans tout le bâtiment, si un signal a été reçu par un centre de réception d'alarme, tout problème, et les initiales de la personne qui l'a fait. J'aborde cela plus en détail dans la section suivante car c'est la partie que les sites se trompent le plus souvent.

### Événements d'alarme incendie

Chaque activation du système est enregistrée dans le registre, qu'il s'agisse d'un véritable incendie, d'une fausse alarme ou d'un signal indésirable. Les entrées utiles enregistrent :

- Date et heure de l'activation - Le dispositif et la zone qui l'ont déclenchée - La cause, autant que l'on puisse le dire (pain brûlé, vapeur d'une douche, poussière de l'entrepreneur, opération malveillante, un défaut) - Si le service d'incendie et de secours est intervenu - Ce qui a été fait pour éviter que cela ne se reproduise

Cette dernière ligne est celle qui compte. Un registre qui enregistre dix fausses alarmes du même détecteur et aucune action est un registre qui raconte une histoire que personne ne veut entendre. Réduire les fausses alarmes est un grand thème dans l'industrie du feu, et le registre est l'endroit où le schéma apparaît en premier.

### Défauts

Toute indication de défaut sur le panneau obtient une entrée : ce que c'était, quand cela a été remarqué, qui a été informé, et quand et comment cela a été corrigé. Un défaut qui se résout de lui-même est tout de même enregistré. Les défauts intermittents sont ceux qui se transforment en un dispositif défaillant un lundi chargé.

### Désactivations et isolations

Si une zone, un dispositif ou un circuit de sonorisation est désactivé, isolé ou mis à l'essai, le registre doit indiquer quand, pourquoi, qui l'a autorisé, quelles précautions supplémentaires étaient en place, et quand il a été remis en service. Pensez aux décorateurs qui poncent un couloir, ou aux travaux à chaud dans une salle de machines. La désactivation est raisonnable. Oublier de le remettre en service est comment une zone reste isolée pendant six semaines.

### Visites de service et de maintenance

Chaque visite de l'ingénieur de service obtient une entrée dans le registre, avec une référence au dossier de service plus complet que l'ingénieur laisse derrière lui. Plus d'informations sur ce dossier ci-dessous.

### Modifications, extensions et variations

Toute modification du système (nouveaux détecteurs après une rénovation, un point d'appel déplacé, une cause et un effet modifiés, une variation convenue par rapport à la conception) doit être enregistrée. Les variations en particulier doivent être notées. L'Association de l'industrie du feu a souligné que la norme BS 5839-1 s'attend à ce que les variations soient enregistrées dans le registre, et la révision de 2025 l'a réaffirmé.

### Une mise en page simple du registre

Si vous concevez vos propres pages, c'est un point de départ raisonnable. Votre entrepreneur peut vouloir des colonnes différentes, et c'est très bien.

| Section | Colonnes typiques | | --- | --- | | Test hebdomadaire | Date, heure, numéro et emplacement du point d'appel, sonorisateurs OK, signal ARC OK, commentaires, initiales | | Événements | Date, heure, dispositif et zone, cause, service d'incendie intervenu, action prise, initiales | | Défauts | Date remarquée, défaut affiché, rapporté à, date de résolution, action, initiales | | Désactivations | Date et heure de désactivation, zone ou dispositif, raison, autorisé par, précautions supplémentaires, date et heure de restauration | | Service | Date, entreprise, ingénieur, référence du dossier de service, défauts trouvés, prochain service dû | | Modifications | Date, description, effectué par, documents émis |

Le registre de test hebdomadaire des alarmes incendie

Le test hebdomadaire est la partie de la maintenance des alarmes incendie que le site effectue lui-même, et c'est la partie qui est souvent négligée en premier.

Le guide d'évaluation des risques d'incendie du gouvernement pour les bureaux et les magasins, que vous pouvez lire sur gov.uk, donne un modèle de maintenance et de test. Il suggère une vérification quotidienne que le panneau d'alarme incendie montre que le système est actif et entièrement opérationnel, un test hebdomadaire des systèmes de détection d'incendie et des dispositifs d'alerte manuels suivant les instructions du fabricant ou de l'installateur, et un test et un service du système de détection et d'alerte incendie par une personne compétente tous les six mois. Il dit également, simplement, que vous trouverez bénéfique de tenir un registre de toutes les maintenances et tests.

La plupart des sites effectuent le test hebdomadaire de la même manière :

- Même jour, même heure chaque semaine, afin que le personnel sache qu'une courte alarme est un test - Activer un point d'appel manuel différent chaque semaine, en utilisant la clé de test, en les faisant tourner tous en rotation - Confirmer que les sonorisateurs fonctionnent dans tout le bâtiment - Si le système signale à un centre de réception d'alarme, informer le centre avant et confirmer le signal après, suivant l'arrangement convenu - Réinitialiser le panneau et vérifier qu'il est revenu à la normale - L'écrire dans le registre de test hebdomadaire des alarmes incendie immédiatement, pas le vendredi de mémoire

La rotation est là où un bon registre justifie son coût. Si vous avez 24 points d'appel et que vous en testez un par semaine, chaque point d'appel est testé environ deux fois par an. Mais seulement si quelqu'un peut voir lequel a été fait la semaine dernière. Un registre qui dit simplement "alarme testée, OK" chaque semaine pendant un an ne vous dit pas si vous avez testé le point d'appel 1 cinquante fois et le point d'appel 17 jamais.

Un conseil pour les ingénieurs : lors de votre première visite à un nouveau contrat, vérifiez le registre de test hebdomadaire par rapport à la liste des points d'appel et numérotez les points d'appel sur le plan de zone s'ils ne le sont pas déjà. Ensuite, montrez à la personne sur site comment les parcourir. Cela prend cinq minutes de votre temps, cela rend votre prochaine visite de service plus facile, et c'est le genre de chose que les clients se souviennent lorsque le contrat arrive à renouvellement.

Un conseil pour la personne responsable : mettez le test hebdomadaire dans un calendrier avec une personne désignée et une personne de secours désignée. Les vacances sont le moment où les tests hebdomadaires disparaissent.

Ce que doit capturer le registre de visite d'un ingénieur de service

Le registre est le journal de l'immeuble. Le rapport de service est le compte rendu de l'ingénieur lors d'une visite. Chaque entreprise de service d'alarme incendie a son propre format, et les entreprises sous un schéma de certification auront également des documents de schéma, mais un bon rapport de service d'alarme incendie capture généralement les éléments suivants.

### Qui, où et quand

- Le nom de votre entreprise, logo, adresse, téléphone et numéro de TVA si enregistré - Un numéro de rapport ou de travail unique - Nom du client et adresse du site (ils sont souvent différents, pensez au propriétaire et au locataire) - Nom de l'ingénieur et la date et l'heure d'arrivée et de départ sur le site - Le type de contrat ou de visite : service de routine, intervention, travaux correctifs, mise en service

### Le système

- Marque, modèle et emplacement du panneau - Catégorie du système telle qu'enregistrée sur les documents originaux - Nombre de zones et de boucles, nombre et type de dispositifs - Toutes interfaces : supports de porte, arrêt de l'installation, interrupteurs de débit de sprinkler, lien avec le centre de réception d'alarme - Si le registre était disponible et examiné, et toutes les entrées notables depuis la dernière visite

Ce dernier point est facile à négliger et ne devrait pas l'être. Lire le registre en premier vous informe sur les fausses alarmes, les pannes et les désactivations que vous devez examiner aujourd'hui.

### Ce qui a été testé

- Quels dispositifs ont été testés lors de cette visite, par zone et adresse, ou en référence à une liste de dispositifs jointe - Fonctions du panneau vérifiées, telles que les indications de panne et d'incendie, circuits de sonnerie et tout enregistreur ou journal d'événements - Sonneries, dispositifs d'alarme visuelle et messages d'alarme vocale entendus ou vus - Interfaces testées et le résultat - Signal au centre de réception d'alarme testé, avec l'heure et la référence

Si vous testez une partie des dispositifs par visite, de sorte que tous soient couverts au cours de l'année, le registre doit rendre évident quelle portion a été effectuée. L'ingénieur de la prochaine visite, qui n'est peut-être pas vous, doit savoir où reprendre.

### Batteries et alimentations

- Marque de la batterie, capacité et code de date ou date d'installation - Tensions mesurées, et tout résultat de test de charge ou de décharge - Sortie du chargeur - Recommandation si les batteries sont proches de la fin de leur durée de vie prévue

### Pannes trouvées et actions entreprises

C'est la section qui vous protège. Pour chaque défaut :

- Ce que vous avez trouvé et où - Ce que vous avez fait lors de la visite - Ce qui doit encore être fait, avec une recommandation et si un devis suivra - Si le système a été laissé entièrement opérationnel, ou partiellement désactivé, et si oui, ce qui a été dit sur le site

Les photos aident ici plus que n'importe quel paragraphe. Une photo d'un détecteur endommagé, d'un verre de point d'appel fissuré ou d'un panneau montrant une panne vaut plus que "détecteur endommagé, rec. remplacer".

### Prochaine visite de service et signatures

- Date de la prochaine visite de service, qui, dans le cadre d'un contrat de maintenance typique avec deux visites par an, est d'environ six mois - Signature de l'ingénieur - Signature du client, nom imprimé et poste - Une ligne confirmant que le registre a été mis à jour

La signature du client n'est pas une formalité. C'est l'enregistrement que quelqu'un sur le site a été informé des défauts ouverts. Lorsque vous revenez pour les travaux correctifs, ou lorsqu'il y a un incident, cette signature est celle à laquelle vous vous référez.

Si vous voulez quelque chose à imprimer et à emporter sur site, notre outil gratuit registre de service d'alarme incendie vous permet de remplir ces champs et de télécharger un PDF A4 avec vos détails en haut. Pas de compte. Nous l'avons créé parce que tant de petites entreprises remplissaient encore des blocs carbone des années 1990.

Registres de service versus certificats d'alarme incendie

C'est ici que provient une grande partie du trafic de recherche pour "modèle de certificat d'alarme incendie", et il vaut mieux être prudent.

Il existe deux types de documents dans le travail d'alarme incendie.

Le premier type est le certificat formel. La norme BS 5839-1 contient des certificats modèles pour les principales étapes de la vie d'un système, telles que la conception, l'installation, la mise en service, l'acceptation et l'inspection et le service. Ces formulaires modèles sont ce que la norme s'attend à ce qu'ils soient émis à ces étapes, et les conseils de la Fire Industry Association pour les propriétaires de bâtiments stipulent qu'une entreprise de maintenance doit fournir un certificat d'inspection et de service après chaque visite de service. Les entreprises enregistrées auprès d'un schéma de certification tiers auront également des certificats ou des formulaires émis dans le cadre de ce schéma.

Le deuxième type est le registre de service, la feuille de travail ou le rapport de visite. C'est le compte rendu de votre entreprise de la visite, avec autant de détails que vous le souhaitez : dispositifs testés, relevés, photos, pièces utilisées, temps sur site, recommandations, signatures. C'est ce que le client lit, ce à partir de quoi votre bureau facture, et ce que le prochain ingénieur consulte.

Ils se chevauchent, mais ce ne sont pas la même chose, et je serais très prudent avec tout modèle vendu comme un "certificat d'alarme incendie" universel. Mon conseil honnête :

- Lorsqu'un certificat est requis, utilisez le formulaire modèle de l'édition actuelle de la norme, ou le formulaire que votre organisme de certification vous fournit. La norme et votre organisme de certification décident du contenu exact d'un certificat, pas un site de modèle et pas une entreprise de logiciels. - Utilisez votre registre de service pour tout le reste, et pour porter les détails que le certificat n'a pas la place d'inclure. - Gardez les deux liés, avec le même numéro de rapport ou référence de travail, afin que quiconque puisse associer un certificat à la visite qui l'a produit.

La position de KaamCam à ce sujet est simple et je veux être clair à ce sujet. Les PDF que notre application et notre outil gratuit produisent sont intitulés registres de service. Ce ne sont pas des certificats et nous ne sommes pas un organisme de certification. Ils vous aident à garder le registre de visite, les photos et la signature ensemble, et c'est le travail pour lequel ils ont été conçus.

Le registre de test d'éclairage d'urgence

L'éclairage d'urgence se trouve généralement dans le même registre de sécurité incendie, ou dans un registre de test d'éclairage d'urgence séparé à côté. Les ingénieurs qui entretiennent les alarmes incendie prennent souvent en charge l'éclairage d'urgence dans le même contrat, il est donc judicieux de faire en sorte que les deux enregistrements fonctionnent ensemble.

Le guide gouvernemental pour les bureaux et les magasins indique de tester tous les systèmes d'éclairage d'urgence chaque mois pour s'assurer qu'ils ont suffisamment de charge et d'illumination, en suivant les instructions du fabricant ou du fournisseur, et de faire tester et entretenir l'éclairage d'urgence par une personne compétente chaque année. De nombreux guides des autorités locales et des services d'incendie décrivent le test annuel comme un test de pleine durée, généralement une décharge de trois heures pour un système de trois heures, effectué lorsque le bâtiment est vide ou avec un autre éclairage fourni pendant que les batteries se rechargent. La norme britannique pour l'éclairage d'urgence, BS 5266-1, est celle à laquelle la plupart des personnes compétentes se réfèrent pour les détails.

Comme le test exact dépend du système (sa durée nominale, s'il est autonome ou à batterie centrale, s'il a un autotest automatique), je ne vais pas vous dire quel doit être votre test. Demandez à votre personne compétente, et enregistrez tout ce qu'elle indique. Ce que je peux vous dire, c'est à quoi ressemble généralement un registre de test d'éclairage d'urgence utile.

### Registre de test de fonction mensuel

- Date et qui l'a fait - Comment le test a été effectué (interrupteur de test, simulation de panne de courant) - Chaque luminaire ou panneau de sortie par numéro de référence et emplacement, et s'il s'est allumé - Toute défaillance, avec l'action entreprise et la date de réparation - Initiales

### Registre de test annuel de pleine durée

- Date, entreprise et ingénieur - Durée nominale du système et durée atteinte - Résultat de chaque appareil à la fin du test, en particulier ceux qui se sont atténués ou ont échoué prématurément - Batteries ou lampes remplacées - Confirmation que le système a été rechargé et est revenu à la normale - Prochain test annuel prévu - Signatures

Le truc qui rend le test d'éclairage d'urgence gérable est le même que la rotation des points d'appel : numéroter chaque appareil et mettre les numéros sur un plan. Un registre qui dit "tout est OK" est beaucoup moins utile qu'un qui liste l'appareil EL12 près de la sortie de secours arrière comme ayant échoué le 3 et remplacé le 9.

Si vous vous occupez de l'équipement sur de nombreux sites, c'est aussi là qu'un registre d'équipement trouve sa place. Chaque lumière d'urgence, panneau de sortie, panneau et détecteur comme un élément avec un emplacement, une date de prochain service et un historique de ce qui a été fait. Plus d'informations à ce sujet plus bas.

Papier ou numérique : quel registre d'alarme incendie devez-vous conserver ?

Le registre papier a deux grands atouts. Il est toujours sur site, à côté du panneau, et n'importe qui peut y écrire sans mot de passe. Cela compte. Un agent de sécurité incendie qui arrive pour une inspection veut ouvrir quelque chose, pas attendre que vous trouviez le Wi-Fi.

Il a aussi des faiblesses que tout le monde dans le métier connaît :

- Il se perd, surtout lorsque le site change de mains ou que le responsable des installations part - Il n'est bon que si l'écriture est lisible - Personne hors site ne peut le voir, donc l'entreprise de service n'a aucune idée que les tests hebdomadaires se sont arrêtés en juin jusqu'à la prochaine visite - Il est très difficile de repérer un schéma sur des mois de fausses alarmes provenant du même détecteur - Les photos n'y rentrent pas

Les registres numériques corrigent la plupart de ces problèmes. Entrées consultables, photos jointes, rappels lorsqu'un test est en retard, et une copie qui ne s'en va pas avec un employé partant. Concernant l'acceptabilité d'un registre numérique, la Fire Industry Association a déclaré qu'en vertu de la norme BS 5839-1:2025, le registre peut être conservé sous forme papier ou numérique, tant qu'il est accessible aux parties intéressées (le technicien de service, le service d'incendie et de secours, l'évaluateur des risques d'incendie, la personne responsable et la gestion des locaux) et que l'accès est contrôlé afin que les bonnes personnes puissent le lire et le mettre à jour.

Cette deuxième condition est là où les registres numériques échouent en pratique. Si la seule personne qui peut ouvrir le registre est le responsable de bureau, et que le responsable de bureau est en vacances lorsque l'agent de sécurité incendie visite, vous avez un registre que personne ne peut voir. Quoi que vous choisissiez :

- Assurez-vous que quelqu'un sur site peut l'ouvrir, sur place, lors d'une inspection - Assurez-vous que l'ingénieur de service peut le lire et y ajouter des informations - Assurez-vous qu'il survive à un changement de personnel - Conservez une exportation ou une impression des dossiers de service quelque part en sécurité

Mon propre avis, pour ce qu'il vaut : la plupart des petits sites sont mieux avec un simple registre papier au panneau pour le test hebdomadaire et les événements, plus l'entreprise de service conservant les dossiers de service numériques détaillés et envoyant un PDF après chaque visite. Le site bénéficie de la commodité du papier, et l'historique détaillé vit quelque part qui ne devient pas détrempé.

Combien de temps devez-vous conserver les dossiers d'alarme incendie ?

J'ai cherché une période de conservation unique dans les directives gouvernementales publiques qui couvre les registres d'alarme incendie et les dossiers de service pour chaque type de locaux, et je n'en ai pas trouvé une sur laquelle je mettrais en jeu votre entreprise. Donc je ne vais pas vous donner de chiffre.

Voici ce que je ferais :

- Conservez le registre pendant toute la durée de vie du système, et lorsque un livre est plein, gardez l'ancien avec le nouveau plutôt que de le jeter - Conservez la documentation de conception, d'installation et de mise en service aussi longtemps que le système existe, car chaque futur ingénieur en aura besoin - Conservez les dossiers de service pendant la durée du contrat au minimum, et plus longtemps si vous le pouvez - Demandez à votre assureur combien de temps ils s'attendent à ce que les dossiers soient conservés à des fins de réclamation - Si vous travaillez sous un régime de certification tiers, demandez à votre organisme de certification ce qu'ils s'attendent à ce que vous conserviez et pendant combien de temps

Les changements d'octobre 2023 en Angleterre ont poussé les personnes responsables à conserver un enregistrement continu des informations de sécurité incendie tout au long de la vie d'un bâtiment, ce qui est une autre raison de ne pas détruire les anciens registres. Les dossiers numériques rendent la longue conservation indolore. Un PDF de cinq ans ne prend pas de place sur l'étagère.

Comment les petites entreprises de sécurité et d'incendie gèrent cela par téléphone

C'est ici que je vous parle de notre logiciel, et je vais me concentrer sur ce qu'il fait réellement. KaamCam est une application de service sur le terrain pour les petites entreprises de commerce et de services, y compris les installateurs de systèmes de sécurité et d'incendie. Vous pouvez lire l'aperçu sur notre page des installateurs de systèmes de sécurité et d'incendie.

### Des formulaires qui deviennent des dossiers de service

Avec des formulaires et des listes de contrôle personnalisés, vous construisez votre propre dossier de service pour les alarmes incendie, le dossier de test d'éclairage d'urgence ou la liste de maintenance. Champs de texte, réussite/échec, oui/non, dates, photos, signatures et champs calculés. Vos techniciens les remplissent sur leur téléphone sur site. Chaque soumission se télécharge en tant que dossier de service PDF sur papier A4 pour les entreprises britanniques, avec votre logo, les détails de votre entreprise et votre numéro de TVA, un numéro de rapport, le client, l'adresse du site, l'ingénieur et la date, chaque réponse sous son étiquette, les résultats de réussite et d'échec colorés, les photos et signatures dessinées, et une ligne indiquant la prochaine date de service.

Il est intitulé dossier de service. Ce n'est pas un certificat et nous ne délivrons pas de certificats. Votre personne compétente, votre organisme de certification et la norme décident de ce que le dossier doit contenir, et vous construisez le formulaire pour correspondre. Si vous avez également besoin d'un certificat formel, délivrez l'officiel et joignez-le au même travail.

### Un registre d'équipement avec des étiquettes QR

La fonction de suivi d'équipement donne à chaque site client un registre d'équipement : panneaux d'alarme incendie, détecteurs de fumée et de chaleur, extincteurs, éclairage d'urgence, panneaux de sortie, panneaux d'intrusion, PIR, contacts de porte, caméras CCTV, NVR et DVR, contrôle d'accès, claviers, sirènes et strobes, et batteries de secours. Chaque élément a une date de prochain service avec un suivi des retards et des rappels pour les services à venir.

Vous pouvez imprimer des feuilles d'étiquettes QR sur A4 et coller une étiquette sur le panneau ou à l'intérieur de la porte du placard. Lors de la prochaine visite, l'ingénieur scanne l'étiquette et accède à ce dossier d'équipement avec son historique de travail. Plus besoin d'appeler le bureau pour demander ce qui a été fait la dernière fois.

### Des contrats de maintenance qui se gèrent eux-mêmes

Les plans de service vous permettent de définir une fréquence de visite (semestrielle est la plus évidente pour la maintenance des alarmes incendie, annuelle pour certains travaux d'éclairage d'urgence), un prix et une fréquence de facturation, avec une facturation automatique en option. Le client peut signer électroniquement l'accord à partir d'un lien et le voir dans le portail client. Enregistrer une visite de plan peut créer le travail et la facture correspondante. C'est ainsi qu'une petite entreprise gère la PPM et la facturation de maintenance récurrente sans tableur.

### Travaux dans la salle des machines

Les panneaux se trouvent dans des sous-sols, des colonnes montantes et des salles des machines sans signal. L'application pour ingénieurs est native sur iPhone et Android, fonctionne hors ligne et se synchronise plus tard, donc le formulaire, les photos et la signature du client sont capturés au niveau du panneau et téléchargés lorsque le téléphone trouve un signal.

### Ce que KaamCam ne fait pas

Pour être franc avec vous : nous n'avons pas de centre de réception d'alarme ou d'intégration de station de surveillance, nous ne pouvons pas programmer les panneaux à distance, nous ne sommes pas un organisme de certification, et nous ne sommes pas conçus pour une opération de plus de 50 ingénieurs avec un bureau complet et un contrôle de stock approfondi. Si vous êtes un entrepreneur individuel ou une entreprise avec quelques ingénieurs qui souhaite des dossiers de service, des registres d'équipement, des contrats de maintenance et des factures de TVA au même endroit, c'est pour cela que nous l'avons conçu.

### Prix

KaamCam coûte 19,99 $ par utilisateur par mois (environ 15 £), facturé en dollars américains, donc le montant en livres est approximatif. Une entreprise de cinq ingénieurs coûte 99,95 $ par mois (environ 75 £). Il n'y a pas de frais d'installation ni de frais de migration, et nous transférons vos données gratuitement. C'est au mois, sans contrat, et l'essai gratuit dure sept jours sans carte. Si vous entretenez également des alarmes d'intrusion, notre guide de la liste de contrôle de visite de maintenance des alarmes d'intrusion couvre cet aspect.

### Un exemple concret

Callum dirige une entreprise de sécurité et d'incendie de trois ingénieurs dans le Kent avec environ 140 contrats de maintenance, principalement des services d'alarme incendie semestriels avec des tests d'éclairage d'urgence annuels sur les mêmes sites. Auparavant, chaque service signifiait un pad carbone, une photo sur le téléphone de l'ingénieur qui ne le quittait jamais, et un vendredi après-midi au bureau à taper des rapports pour les envoyer par e-mail.

Maintenant, chaque site a son panneau, ses détecteurs et ses lumières d'urgence dans le registre d'équipement, avec des étiquettes QR dans le placard du panneau. L'ingénieur scanne l'étiquette, ouvre le formulaire de dossier de service d'alarme incendie, coche les appareils testés, enregistre les relevés de batterie, photographie deux détecteurs défaillants et le défaut du panneau, note "deux détecteurs à remplacer, devis à suivre", et fait signer le responsable de site sur le téléphone. Le dossier de service PDF est envoyé au client avant que le fourgon ne quitte le parking, avec la prochaine date de service due dans six mois. L'entrée du journal est toujours écrite dans le livre papier du site au niveau du panneau, avec le numéro de rapport, de sorte que les deux dossiers se renvoient l'un à l'autre.

Les défauts ouverts apparaissent sur le tableau de bord, le devis est envoyé le même jour, et la prochaine visite est déjà prévue car le plan de service l'a créée. Callum n'a pas acheté un nouveau système de travail. Il a déplacé celui qu'il avait déjà sur le téléphone.

Avertissement : conseils sur la tenue de dossiers, pas des conseils juridiques

Cet article est un guide général sur la tenue de dossiers pour les alarmes incendie et les éclairages d'urgence. Ce n'est pas un conseil juridique et ce n'est pas un conseil en matière de sécurité incendie, et cela ne vous dit pas ce que vos locaux ou votre système exigent légalement. Les exigences dépendent du type de locaux, de l'endroit où ils se trouvent au Royaume-Uni, de l'évaluation des risques d'incendie et du système installé.

Pour ce que la loi exige, lisez les directives officielles sur gov.uk et la législation elle-même, et parlez à votre évaluateur des risques d'incendie ou à un professionnel qualifié en sécurité incendie. Pour ce que vos dossiers de service et certificats doivent contenir, suivez les normes britanniques actuelles et les exigences de votre organisme de certification si vous faites partie d'un schéma de certification tiers. KaamCam est un outil pour vous aider à tenir des dossiers. Il ne remplace pas une personne compétente, il ne certifie rien, et les PDF qu'il produit sont des dossiers de service, pas des certificats.

Si vous souhaitez essayer le côté administratif aujourd'hui, commencez par l'outil gratuit dossier de service d'alarme incendie et voyez si un PDF A4 bat un pad carbone. Je pense que vous constaterez que c'est le cas.

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